Projektitoiminnan suorituskyvyn mittausjärjestelmän implementointi asiantuntijayrityksessä
Hyytiäinen, Justus (2020)
Diplomityö
Hyytiäinen, Justus
2020
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202003097720
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202003097720
Tiivistelmä
Tutkimuspyyntö, perustelut mittausjärjestelmän tarpeesta ja järjestelmän tavoitteet saatiin tutkimuksen kohdeyrityksen johdolta tutkimuksen alussa. Tutkimuksessa suunnitellaan, rakennetaan ja otetaan käyttöön operatiivista projektitoimintaa tarkasteleva suorituskyvyn mittausjärjestelmä kohdeyrityksessä. Mittaristolla pyritään kehittämään projektitoiminnan läpinäkyvyyttä, tunnistamaan tuottavuuden esteet, tukemaan projektien aikataulutusta ja kehittämään työn laadunhallintaa.
Tutkimuksen teoriaosuudessa tarkastellaan suorituskyvyn mittaamista yleisesti sekä mittauksen erityispiirteitä projektitoiminnassa, PK-yrityksissä ja asiantuntijayrityksissä. Lisäksi tarkastellaan mittariston implementointiprosessin tyypillisiä haasteita sekä ohjeistuksia, joiden pohjalta luodaan kohdeyrityksen nykytilaan ja tarpeisiin sopiva vaiheistus implementoinnille.
Tutkimuksen empiirinen tiedonkeruu toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, pääosin 15 teemahaastattelulla, joiden avulla selvitettiin yrityksen projektitoiminnan menestystekijät ja tuottavuuden haasteet. Menestystekijöiden, haasteiden ja johdon ilmoittaman mittauksen tarpeen perusteella määriteltiin osa-alueet mittaristolle. Osa-alueille valittiin työryhmissä mittarit, joiden prioriteettina oli keskittyä lyhyen aikavälin hyötyihin. Samoissa työryhmissä myös määriteltiin valituille mittareille käyttöperiaatteet, joilla varmistetaan mittareiden käytön yhtenäisyys ja tulosten luotettavuus.
Mittarit ja raportointipohjat luotiin yrityksen käytössä oleviin tietojärjestelmiin, koulutettiin käyttö vastuuhenkilöille ja muille käyttäjille sekä tiedotettiin muulle henkilöstölle. Mittariston ylläpito myös suunniteltiin, jotta järjestelmä muokataan säännöllisesti vastaamaan yrityksen projektitoiminnan muuttuvia haasteita ja tarpeita. Tutkimus keskittyy implementointiprosessiin, joten ylläpitoa ei tutkimuksen aikana toteutettu. The study request, the justification for the need for a performance measurement system (PMS) and its objectives were obtained from the management of the case company at the beginning of the research project. In this study a PMS for project management is planned, designed and deployed in the company. The aim of the PMS is to improve the transparency of projects, to identify barriers to productivity, to support project scheduling, and to improve the quality management of project outputs.
The theoretical part of the study examines performance measurement in general and the specificities of measurement in project management, SMEs and knowledge-intensive enterprises. In addition, the typical challenges of PMS implementation process are examined, along with implementation guidelines, which are used to create a phased implementation plan suitable for the target company's current state and needs.
The empirical data collection of the study was conducted as a qualitative study, mainly with 15 semi-structured interviews, which were used to determine the success factors and productivity challenges of the company's projects. Dimensions were selected for the PMS based on the success factors, the productivity challenges, and the need for a PMS reported by the management. Indicators were selected for the dimensions in workshops with cross-functional teams where the priority was to focus on short-term benefits. In the same workshops the use parameters for the selected indicators were also defined to ensure their consistent use and the reliability of the results.
The performance indicators and reporting templates were created in the software used by the company, their use was trained for the users, and communicated to other personnel. Maintenance plan for the PMS was also designed to keep the system updated to meet the changing challenges and needs of the company's project management in the future, too. The study focuses on the implementation process, so no maintenance was carried out during the study.
Tutkimuksen teoriaosuudessa tarkastellaan suorituskyvyn mittaamista yleisesti sekä mittauksen erityispiirteitä projektitoiminnassa, PK-yrityksissä ja asiantuntijayrityksissä. Lisäksi tarkastellaan mittariston implementointiprosessin tyypillisiä haasteita sekä ohjeistuksia, joiden pohjalta luodaan kohdeyrityksen nykytilaan ja tarpeisiin sopiva vaiheistus implementoinnille.
Tutkimuksen empiirinen tiedonkeruu toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, pääosin 15 teemahaastattelulla, joiden avulla selvitettiin yrityksen projektitoiminnan menestystekijät ja tuottavuuden haasteet. Menestystekijöiden, haasteiden ja johdon ilmoittaman mittauksen tarpeen perusteella määriteltiin osa-alueet mittaristolle. Osa-alueille valittiin työryhmissä mittarit, joiden prioriteettina oli keskittyä lyhyen aikavälin hyötyihin. Samoissa työryhmissä myös määriteltiin valituille mittareille käyttöperiaatteet, joilla varmistetaan mittareiden käytön yhtenäisyys ja tulosten luotettavuus.
Mittarit ja raportointipohjat luotiin yrityksen käytössä oleviin tietojärjestelmiin, koulutettiin käyttö vastuuhenkilöille ja muille käyttäjille sekä tiedotettiin muulle henkilöstölle. Mittariston ylläpito myös suunniteltiin, jotta järjestelmä muokataan säännöllisesti vastaamaan yrityksen projektitoiminnan muuttuvia haasteita ja tarpeita. Tutkimus keskittyy implementointiprosessiin, joten ylläpitoa ei tutkimuksen aikana toteutettu.
The theoretical part of the study examines performance measurement in general and the specificities of measurement in project management, SMEs and knowledge-intensive enterprises. In addition, the typical challenges of PMS implementation process are examined, along with implementation guidelines, which are used to create a phased implementation plan suitable for the target company's current state and needs.
The empirical data collection of the study was conducted as a qualitative study, mainly with 15 semi-structured interviews, which were used to determine the success factors and productivity challenges of the company's projects. Dimensions were selected for the PMS based on the success factors, the productivity challenges, and the need for a PMS reported by the management. Indicators were selected for the dimensions in workshops with cross-functional teams where the priority was to focus on short-term benefits. In the same workshops the use parameters for the selected indicators were also defined to ensure their consistent use and the reliability of the results.
The performance indicators and reporting templates were created in the software used by the company, their use was trained for the users, and communicated to other personnel. Maintenance plan for the PMS was also designed to keep the system updated to meet the changing challenges and needs of the company's project management in the future, too. The study focuses on the implementation process, so no maintenance was carried out during the study.