Projektipainotteisen konepajayrityksen tuotetiedonhallinnan kehittäminen hankintatoimen kannalta

Abstract

Toimiva tiedonhallinta sekä erityisesti tuotetiedonhallinta ovat valmistavan yrityksen menestymisen kulmakiviä sekä strategisia vahvuuksia. Projektiliiketoimintapainotteisessa konepajayrityksessä, jossa tuotteet ovat projektien kesken uniikkeja, tuotetiedonhallinnan merkitys korostuu hankinnan toimivuudessa. Koska valmiiden laitteiden kokoonpanot muuttuvat jatkuvasti, tulee tehokkaan hankintatoimen mahdollistamiseksi olla selvää, mistä eri komponentteja saa, sekä toisaalta tuotteisiin tulisi suunnitella hankinnallisesti mahdollisimman helppoja komponentteja – kuitenkin tuotevaatimukset huomioiden. Tässä työssä on tarkoituksena kehittää kohdeorganisaation tuotetiedonhallintaa tunnistamalla nykytoiminnan kehityskohteita sekä tuottamalla tuotetiedonhallintaa parantavia työkaluja.

Nykytoiminnasta tunnistettiin useita tiedonhallintaan liittyviä puutteita. Tiedonhallinta on henkilöstön kasvun myötä jäänyt puutteelliseksi, kypsyysasteltaan matalaksi. Tämä ilmenee erityisesti tiedon jäämisenä yksittäisten toimihenkilöiden tietoon, eikä se tällöin siirry muun organisaation käyttöön tarvittavissa määrin. Tietoa tulee siis tuoda läpinäkyvämmäksi, jolloin organisaation asiantuntijuus saadaan hyödynnettyä organisaation laajuisesti. Toisena huomiona huomattiin, että liiketoiminnan kasvu on haastavoittanut hankintatoimen työtä, kun hallittavan tiedon määrä on kasvanut. Tämä on haastavoittanut oikea-aikaista hankintaa.

Työn tuloksena tuotettiin kaksi tuotetiedonhallintaa erityisesti hankintatoimen kannalta kehittävää työkalua. Toinen työkalu keskittyy hankintojen oikea-aikaisuuden parantamiseen sekä hankittavien komponenttien kokonaiskuvan tunnistamisen helpottamiseen. Toinen työkalu toimii tietopankkina eri komponenttien hankintakanavista, joka vähentää toimittajien etsimiseen kuluvaa aikaa sekä tuo hankintatoimen osaamista paremmin muun organisaation – erityisesti myynnin ja suunnittelun – käyttöön.

Functional information management and especially product data management are the corner stones of success and strategic strengths for a manufacturing company. In a project business focused workshop company whose products are unique between projects is the importance of the product data management emphasized for the functionality of the procurement. Due to constant change of assembly of equipment, it is required for effective procurement to happen to be clear where different components can be obtained and that as easy to procure as possible components are chosen during engineering phase – keeping in mind that they fulfill the equipment specifications. The aim of this thesis is to improve the case organization’s product data management by identifying company’s current problems and by developing tools that improve product data management.

Several issues were identified from current operation state of the company regarding information management. Information management has lagged behind and has become low on information management maturity due to increase in personnel number. This appears especially when information stays subjective to an employee and doesn’t transfer for the use of remaining organization in required quantity. Information should be brought more transparent so the expertise of the organization can be utilized throughout the organization. Another observation was that the growth of the business has challenged the procurement as the information needed to manage has increased. This has caused issues for timely procurement process.

Two tools were developed as an outcome of the thesis that improve product data management especially for the procurement. The other tool focuses on improving timely purchases and the general view of the components to be purchased. The other tool works as a data bank for supply channels of different components which decreases the time required for finding suppliers and brings the expertise of the procurement better for the use of the remaining organization, especially sales and engineering.