Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen suomalaisten suuryritysten taloushallinnossa

Abstract

Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen on yleistynyt viime vuosien aikana merkittävästi. Se nähdään kustannustehokkaaksi ratkaisuksi, jonka käyttöönotolla yritykset tavoittelevat ennen kaikkea prosessien tehostamista sekä työn ja datan laadun parantamista. Tämän Pro gradu -tutkielman tavoitteena on selvittää, millaisia kokemuksia suomalaisilla suuryrityksillä on ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä taloushallinnon prosessien automatisoinnissa. Tutkimus on toteutettu laadullisena tutkimuksena, jonka empiirinen aineisto on kerätty haastattelemalla viittä suomalaista suuryritystä sekä yhtä palveluntarjoajaa. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että ohjelmistorobotiikka koetaan positiiviseksi taloushallinnon automaatioratkaisuksi. Ohjelmistorobotiikalle soveltuvat parhaiten toistuvat, rutiininomaiset sekä säännönmukaiset tehtävät. Ohjelmistorobotiikan onnistunut käyttöönotto koostuu useasta eri vaiheesta, joista tärkeimmäksi nähdään tarkan prosessikuvauksen laadinta. Ohjelmistorobotiikalla on mahdollista saavuttaa monia hyötyjä, joista keskeisimmät liittyvät toiminnan tehokkuuden parantumiseen, työntekijöiden ajan vapautumiseen muihin tehtäviin sekä työtyytyväisyyden ja datan laadun paranemiseen. Keskeisimmät haasteet liittyvät automatisoitavien prosessien tunnistamiseen, määrittelyyn ja työntekijöiden ajanpuutteeseen osallistua käyttöönottoprojektien läpivientiin. Ohjelmistorobotiikan käytön uskotaan lisääntyvän tulevaisuudessa ja vähentävän tarvetta taloushallinnon toimintojen ulkoistamiselle.

The utilization of robotic process automation has become more common during last years. It is seen as a cost-efficient solution and by introducing RPA companies aim to streamline their processes and improve data quality and the ways of working. The purpose of this Master’s Thesis is to find out what kind of experiences large Finnish corporations have in utilizing RPA in the automation of financial administration processes. This study is conducted as a qualitative study and the empirical data were collected by interviewing five large Finnish corporations and one service provider. The results show that RPA is perceived as a positive solution to automate financial administration’s processes. It was found, that repetitive, routine and rule-based tasks were the best suited for software robotics. The successful implementation of RPA consists of several different phases, out of which the most important one is the preparation of precise process description. With the help of RPA corporations can achieve many benefits, like improved operational efficiency, freeing up time of employees for other tasks, improved job satisfaction and data quality. The main challenges relate to the identification of suitable processes, the precise determination of process and lack of personnel’s time to participate on implementation projects. The usage of robotic process automation is expected to increase in the future and reduce the need to outsource financial administration’s functions.