Best practices in e-procurement implementation

Abstract

Despite the fact that e-procurement has become more common phenomenon in the past decade and its benefits are well-known, many implementation projects have ultimately proven to be unsuccessful. Therefore, the objective of this thesis is to discover how imple-mentation process should be executed in order to accomplish a successful implementation of e-procurement system. Moreover, the study focuses to assess the case company’s current state of e-procurement infrastructure to find out whether changes to current systems are needed at the first place. Potential challenges faced during the upcoming implementation process and how to outcome them are also addressed in the study. The possible new e-procurement solution’s effects to purchasing function are also explored as the new solution is expected to offer plenty of potential advantages and enhance the activities of indirect procurement.

The research is conducted as a qualitive intensive case study and the data has been collected by semi-structured interviews among the case company’s procurement department. The results demonstrate that change management has a critical role in change projects as the new system won’t provide any value itself without the users who are willing to use it. Thus, acquiring buy-in from users is vital. It can be achieved by open and clear communication throughout the implementation process. On-going support and trainings are also recommended for users to mitigate possible resistance against the change. The role of purchasing function is anticipated to develop further to more strategic direction due to possible upcoming change.

Siitä huolimatta, että sähköiset hankintajärjestelmät ovat yleistyneet viime aikoina, ja niiden tarjoamat hyödyt ovat yleisesti tiedossa, niin useat uusien järjestelmien käyttöönottoprojektit ovat epäonnistuneet. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, miten uusi sähköinen hankintajärjestelmä saadaan otettua onnistuneesti käyttöön, ja mitä tekijöitä tässä prosessissa tulisi ottaa huomioon. Tutkielma arvioi case-yrityksen sähköisten hankintajärjestelmien nykyisen tilanteen, jotta saadaan selville tarvitaanko muutoksia nykytilanteeseen. Tutkimuksessa selvitetään uuden järjestelmän käyttöönoton mahdollisia haasteita. Mahdollisen uuden sähköisen hankintajärjestelmän vaikutuksia käydään läpi, sillä uuden järjestelmän odotetaan tehostavan yrityksen epäsuoria hankintoja ja tarjoavan uusia mahdollisuuksia.

Tämä tutkimus on toteutettu kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, ja tutkimuksen aineisto on kerätty puolistrukturoituina haastatteluina. Haastateltavat ovat case-yrityksen hankintaosastosta. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että muutosjohtamisella on keskeinen rooli muutos-projekteissa, sillä uusi järjestelmä ei tuota lisäarvoa ilman käyttäjiä. Sen takia on tärkeää saada käyttäjät hyväksymään tuleva muutos ja uusi järjestelmä. Tätä tavoitetta helpottaa avoin ja selkeä kommunikaatio koko järjestelmän käyttöönottoprosessin aikana. Tulosten perusteella jatkuva tuki ja koulutuksen järjestäminen käyttäjille on suositeltua. Epäsuorien hankintojen roolin odotetaan muuttuvan yhä strategisempaan suuntaan mahdollisten tulevien järjestelmämuutosten takia.