Rolling forecasting in budgetary systems : case study

Abstract

The purpose of the study was to examine, how rolling forecasting could improve budgetary system and thus decision-making. This study was conducted as a case study in BC Platforms. Case study material was collected by interviewing nine employees from both decision making and user levels. Interviews were divided into two parts: first part focused on the current budgetary system and forecasting process, and second part focused on rolling forecasting and its advantages and disadvantages. Based on the interview results, development ideas were proposed.

The results of this study showed that rolling forecasting could be used to improve decision making in budgetary systems. Additionally, the results indicated that rolling forecasts are implemented alongside fixed budgets to support the planning function in the organization. Rolling forecasting was recognized to improve the proactiveness of decision making by increasing the accuracy of the estimates and providing more visibility. Inadequate cross-functional communication and lack of technical solution were identified causing challenges in forecasting process. Furthermore, the benefits of rolling forecasting can depend on the chosen budgetary system because hybrid form is more often exposed to budget-gaming and inaccuracy.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, kuinka rullaava ennustaminen voisi parantaa budjetointijärjestelmää ja siten päätöksentekoa. Tämä tutkimus tehtiin tapaustutkimuksena BC Platforms yrityksessä. Tapaustutkimusmateriaali kerättiin haastattelemalla yhdeksää työntekijää sekä päätöksenteko- että käyttäjätasolta. Haastattelut jaettiin kahteen osaan: ensimmäinen osa keskittyi nykyiseen budjettijärjestelmään ja ennusteprosessiin, ja jälkimmäinen osa keskittyi rullaavaan ennustamiseen ja sen etuihin ja haittoihin kohdeorganisaatiossa. Haastattelutulosten perusteella ehdotettiin kehitysideoita.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että rullaavaa ennustamista voidaan käyttää päätöksenteon parantamiseksi budjetointijärjestelmissä. Lisäksi tulokset osoittivat, että rullaavia ennusteita toteutetaan kiinteiden budjettien rinnalla organisaation suunnittelutoiminnan tukemiseksi. Rullaavan ennustamisen voitiin todeta parantavan päätöksenteon proaktiivisuutta lisäämällä numerotarkkuutta ja parantamalla näkyvyyttä. Riittämätön organisaation sisäinen viestintä ja teknisen ratkaisun puute havaittiin aiheuttavan haasteita rullaavassa ennusteprosessissa. Lisäksi rullaavan ennusteen hyödyt voivat riippua valitusta budjetointijärjestelmästä, sillä vuosibudjetin ja rullaavan ennusteen yhdistelmä altistuu useammin budjettimanipulaatiolle ja epätarkkuuksille.