Analyzing process flow in indirect purchasing in a manufacturing company
Ahonen, Niko (2020)
Diplomityö
2020
School of Energy Systems, Konetekniikka
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020061142717
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020061142717
Tiivistelmä
The objective in this research was to understand and find improvement areas in the case company’s indirect purchasing process. This master’s thesis was done as a case study while utilizing both qualitative and quantitative research methods. Qualitative methods included a literature review, unstructured interviews and discussions. The main utilized quantitative method was statistical analysis.
Purchasing process was first modeled and measured with collected data to understand how indirect goods and services are purchased in the case company. After that, process flow in the purchasing process and effects of the purchasing characteristics were numerically analyzed to locate the improvement areas. Four purchasing subprocesses were identified; purchase requests were the most and call offs were the least utilized subprocess by the purchase order count. It was also noticed that significant share of the purchases was made without processing and issuing a purchase order through the ERP-system.
Based on the process flow analysis, purchase requests were noted as the critical path in the process due the longest average process cycle time. From the analyzed purchasing characteristics, purchases with high value, in-frequently utilized suppliers, immaterial category increase the cycle time in the process. Other key findings were that current purchasing process is inadequately documented, there are no defined procedures in the need specification and supplier selection stages, performance of the suppliers is not measured, purchasing team do not systematically contribute to the early stages of the purchasing process and that significant amount of purchasing resources are spent to processing low value purchases.
Potential development actions to increase performance of the purchasing process were established and presented to the case company. Effects of these actions were not validated in this research as they are to be tested in the case company after the completion of this study. Tutkimuksen tavoitteena oli ymmärtää kohdeyrityksen epäsuorien hankintojen hankintaprosessia ja löytää prosessin keskeisimmät kehityskohteet. Epäsuorat hankinnat ovat olleet yrityksessä aikaisemmin pienemmässä arvossa ja resurssit ovat kohdistettu suoriin hankintoihin. Kuitenkin kasvavat kulut, transaktioiden suuri määrä, tarve säästöille ja olemassa olevat operatiiviset riskit ovat herättäneet kiinnostusta epäsuoran hankinnan kehittämiseen kohdeyrityksessä. Diplomityö tehtiin tapaustutkimuksena käyttäen sekä kvalitatiivisia että kvantitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Käytetyt kvalitatiiviset menetelmät olivat kirjallisuustutkimus ja strukturoimattomat haastattelut. Tilastollinen tutkimus oli pääasiallinen kvantitatiivinen tutkimusmenetelmä.
Nykytila-analyysissä hankintaprosessi mallinnettiin ja mitattiin kerätyn datan avulla, sekä hankintaprosessin suorituskykyä ja hankintamuuttujien vaikutusta arvioitiin numeerisesti kehityskohteiden löytämiseksi. Hankintaprosessista tunnistettiin neljä aliprosessia, joista hankintaehdotukset olivat käytetyin ja kotiinkutsut vähiten käytetty aliprosessi tilausmäärällisesti. Lisäksi huomattiin, että merkittävä osuus hankinnoista tehdään ilman toiminnanohjausjärjestelmän kautta lähetettyä ostotilausta. Prosessin virtausanalyysin mukaan hankintaehdotus-aliprosessi on pisimmän keskimääräisen läpimenoajan takia koko hankintaprosessin kriittinen polku. Hankinnan muuttujista harvoin käytetyt toimittajat, korkea arvo ja palvelukategoriat pidentävät prosessin läpimenoaikaa. Nykytila-analyysissä huomattiin myös, että hankintaprosessi on puutteellisesti dokumentoitu, metodeja ei ole asetettu ostotarpeen määrittelyyn ja toimittajan valintaan, toimittajien tehokkuutta ei mitata, ja että hankintaosasto ei systemaattisesti osallistu hankintaprosessin alkuvaiheisiin. Lisäksi resursseja käytetään huomattavan paljon pieniarvoisten tilausten käsittelyyn.
Kehitysehdotukset hankintaprosessin kehittämiseksi esitettiin kohdeyritykselle. Näiden toimenpiteiden vaikutusta ei validoitu tässä tutkimuksessa, vaan ne testataan kohdeyrityksessä tutkimuksen valmistuttua.
Purchasing process was first modeled and measured with collected data to understand how indirect goods and services are purchased in the case company. After that, process flow in the purchasing process and effects of the purchasing characteristics were numerically analyzed to locate the improvement areas. Four purchasing subprocesses were identified; purchase requests were the most and call offs were the least utilized subprocess by the purchase order count. It was also noticed that significant share of the purchases was made without processing and issuing a purchase order through the ERP-system.
Based on the process flow analysis, purchase requests were noted as the critical path in the process due the longest average process cycle time. From the analyzed purchasing characteristics, purchases with high value, in-frequently utilized suppliers, immaterial category increase the cycle time in the process. Other key findings were that current purchasing process is inadequately documented, there are no defined procedures in the need specification and supplier selection stages, performance of the suppliers is not measured, purchasing team do not systematically contribute to the early stages of the purchasing process and that significant amount of purchasing resources are spent to processing low value purchases.
Potential development actions to increase performance of the purchasing process were established and presented to the case company. Effects of these actions were not validated in this research as they are to be tested in the case company after the completion of this study.
Nykytila-analyysissä hankintaprosessi mallinnettiin ja mitattiin kerätyn datan avulla, sekä hankintaprosessin suorituskykyä ja hankintamuuttujien vaikutusta arvioitiin numeerisesti kehityskohteiden löytämiseksi. Hankintaprosessista tunnistettiin neljä aliprosessia, joista hankintaehdotukset olivat käytetyin ja kotiinkutsut vähiten käytetty aliprosessi tilausmäärällisesti. Lisäksi huomattiin, että merkittävä osuus hankinnoista tehdään ilman toiminnanohjausjärjestelmän kautta lähetettyä ostotilausta. Prosessin virtausanalyysin mukaan hankintaehdotus-aliprosessi on pisimmän keskimääräisen läpimenoajan takia koko hankintaprosessin kriittinen polku. Hankinnan muuttujista harvoin käytetyt toimittajat, korkea arvo ja palvelukategoriat pidentävät prosessin läpimenoaikaa. Nykytila-analyysissä huomattiin myös, että hankintaprosessi on puutteellisesti dokumentoitu, metodeja ei ole asetettu ostotarpeen määrittelyyn ja toimittajan valintaan, toimittajien tehokkuutta ei mitata, ja että hankintaosasto ei systemaattisesti osallistu hankintaprosessin alkuvaiheisiin. Lisäksi resursseja käytetään huomattavan paljon pieniarvoisten tilausten käsittelyyn.
Kehitysehdotukset hankintaprosessin kehittämiseksi esitettiin kohdeyritykselle. Näiden toimenpiteiden vaikutusta ei validoitu tässä tutkimuksessa, vaan ne testataan kohdeyrityksessä tutkimuksen valmistuttua.