Improving information retrieval in a company intranet

Abstract

Companies accumulate large amounts of information in their day-to-day operations and store it in various formats. With the rising amount of information, the efficiency of its retrieval should keep up. Often, though, the organization of the information becomes increasingly difficult, and retrieving it more and more troublesome. At such time it becomes necessary to look for ways to improve the retrieval of information at the least. This master’s thesis identifies the development needs of a Finnish company in regard to information retrieval, investigates alternative solutions for fulfilling those needs and implements the deployment of one of these alternatives. The deployed intranet search engine improves the company’s information retrieval from the server’s network drives. The identified development needs reveal shortcomings in the management of knowledge, information and documents as well, the development of which the company is recommended to invest in in the future.

Yritykset kerryttävät suuria määriä tietoa päivittäisten toimintojensa lomassa ja tallettavat sitä monenlaisiin muotoihin. Tiedon määrän kasvaessa sen haun tehokkuuden on syytä pysyä perässä. Monesti tiedon organisoinnista tulee kuitenkin entistä haastavampaa, ja sen haku vaikeutuu enenevässä määrin. Tällöin tarpeelliseksi tulee etsiä keinoja vähintäänkin tiedonhaun parantamiseksi. Tässä diplomityössä selvitetään suomalaisen yrityksen tiedonhaun kehitystarpeet, etsitään vaihtoehtoisia ratkaisuja tarpeiden täyttämiseksi, sekä otetaan käyttöön yksi näistä vaihtoehtoisista ratkaisuista. Käyttöönotettu sisäverkon hakukone parantaa yrityksen tiedonhakua palvelimen verkkolevyiltä. Tunnistetut kehitystarpeet paljastavat puutteita myös tietämyksen-, tiedon- ja dokumenttienhallinnassa, joiden kehittämiseen yrityksen suositellaan panostavan tulevaisuudessa.