Application of portfolio model as a supplier classification tool : power and dependence perspective

Abstract

Classification of suppliers has become an increasingly important topic as in the constantly changing business environment efficient management of suppliers is required, while also characteristics of purchases and circumstances of buyer-supplier relationships need to be considered. Moreover, companies are always to some extent dependent on the resources of other organizations, which creates differences in terms of power and dependence relations between companies. These power and dependence relations affect how different suppliers should or could be managed. The purpose of this master’s thesis was to describe how suppliers can be classified and therefore managed optimally by using portfolio model, while taking into account both characteristics of purchases and the existing power and dependence relations to suppliers.

The study was conducted as a single case study with focus on one selected business unit of the case company operating in the industry of defence, security and aviation. The nature of the study was qualitative, and data was mainly collected through five semi-structured interviews of the procurement organization at the business unit. Additionally, data was gathered through observation in addition to case company’s websites, intranet, ERP and existing documents such as different guidelines.

The application of suggested portfolio model was described through three steps. First, the purchases of the case company were analyzed based on their profit impact, meaning the financial significance of the purchase and supply risk, meaning the complexity of the purchase. In order to evaluate profit impact and supply risk, company-specific set of factors describing these was determined. Based on these factors suppliers can be positioned into the portfolio and thus be classified. Next, different sources of power and dependence were identified in order to determine power relation between companies and thus evaluate the nature of the supplier relationship. Finally, based on these analyses action plans to manage different groups of suppliers were suggested. Therefore, the study provided case company a model for classification of suppliers and guidelines to manage these suppliers. Consequently, this study enhanced the understanding of applying a portfolio model as a supplier classification tool by presenting the example of the case company.

Toimittajien luokittelun merkitys yrityksissä on kasvanut, sillä jatkuvasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä toimittajia tulee hallita yhä tehokkaammin, mutta samalla huomioiden hankintojen erityispiirteet sekä ostajan ja toimittajan välinen suhde. Lisäksi yritykset ovat aina joissain määrin riippuvaisia muiden organisaatioiden resursseista, mikä luo erovaisuuksia yritysten välisiin valta- ja riippuvuussuhteisiin. Nämä valta- ja riippuvuussuhteet vaikuttavat siihen, miten eri toimittajia kannattaa tai on mahdollista hallita. Tämän pro gradu -tutkielman tarkoitus oli kuvailla, kuinka toimittajia voidaan portfoliomallia hyödyntäen luokitella ja näin hallita optimaalisesti, huomioiden samalla sekä hankintojen erityispiirteet että olemassa olevat valta- ja riippuvuussuhteet toimittajiin.

Tutkielma toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa keskityttiin yhteen valittuun puolustus-, turvallisuus- ja ilmailualalla toimivan kohdeyrityksen liiketoimintayksikköön. Tutkimuksen luonne oli laadullinen ja data kerättiin pääasiallisesti viidellä puolistrukturoidulla haastattelulla, joissa haastateltiin valitun liiketoimintayksikön hankintaorganisaatiota. Lisäksi dataa kerättiin havainnoimalla ja kohdeyrityksen nettisivuilta, intranetistä, toiminnanohjausjärjestelmästä sekä olemassa olevista dokumenteista, kuten erilaisista ohjeistuksista.

Ehdotetun portfoliomallin soveltaminen kuvailtiin kolmen vaiheen kautta. Ensin analysoitiin kohdeyrityksen hankintoja niiden tulosvaikutuksen, eli hankintojen rahallisen arvon ja hankintariskin, eli hankintojen saatavuuden haasteellisuuden perusteella. Tulosvaikutuksen ja hankintariskin arvioimiseksi määriteltiin kohdeyrityksen kannalta relevantit tekijät. Näiden tekijöiden avulla toimittajat voidaan sijoittaa portfolioon ja siten luokitella. Seuraavaksi tunnistettiin erilaisia vallan ja riippuvuuden lähteitä, joiden avulla voidaan määrittää yritysten välinen valtasuhde ja näin arvioida toimittajasuhteen luonnetta. Lopulta näiden analyysien perusteella ehdotettiin toimintasuunnitelmia erilaisten toimittajaluokkien hallintaan. Tutkimus siis tarjosi kohdeyritykselle mallin toimittajien luokitteluun ja suuntaviivat toimittajien hallintaan huomioiden valta- ja riippuvuussuhteet. Näin ollen tutkimus lisäsi ymmärrystä portfoliomallin soveltamisesta toimittajien luokittelun välineenä esittelemällä kohdeyrityksen esimerkin.