Improving the performance of sales and operations execution in a case company

Abstract

This Master’s Thesis examines how sales and operations execution process can be improved in a case company. Sales and operations execution (S&OE) is a comparatively new part of planning process, and can be defined as complementation for S&OP, which is focusing on short-term balancing of supply and demand. The aim of this thesis is to gain in-depth understanding of the S&OE process and help improving the current process and to describe and suggest relevant performance measurement metrics for S&OE. This study uses process improvement methods and as a result as-is and to-be processes. The aim is to highlight the problem areas of the current S&OE process and present improvement suggestions as well as examine what kind of benefits can be achieved from measuring performance in S&OE.

The research was conducted as a qualitative case study and the data was collected through ten semi-structured interviews. The interviewees were selected from within the case company, all of who work closely with S&OE. As a result, it was found that the problem areas are in defining and structuring S&OE and setting targets. Also, issues related to IT systems, performance measurement and communication were also seen as a challenge in the current situation. In addition, there is a lack of relevant up-to-date data of S&OE, which is seen as an issue. For future improvement suggestions, S&OE needs to be better distinguished from other levels of planning. Thus, to ensure better performance of S&OE, clear responsibilities, communication and strong process performance are important. Secondly, by better following up and tracking incidents and other changes to plans may help improving S&OE process and the accuracy. Finally, performance measurement could improve the process.

Tässä Pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan, kuinka Sales & operations execution (S&OE) prosessia voidaan parantaa case yrityksessä. Sales & operations execution on suhteellisen uusi osa yrityksen suunnitteluprosessia, ja se voidaankin määritellä täydentämään S&OP prosessia, ja joka keskittyy kysynnän ja tarjonnan lyhyen aikavälin tasapainottamiseen. Tämän tutkielman tavoitteena on saada syvällinen käsitys S&OE-prosessista ja auttaa parantamaan case yrityksen nykyistä prosessia, sekä kuvata ja ehdottaa S&OE:lle soveltuvia suorituskykymittareita. Tässä tutkimuksessa käytetään prosessinparannusmenetelmiä ja kuvataan nykyistä prosessia, sekä tulevaa prosessia. Tavoitteena on tuoda esille nykyisen S&OE-prosessin ongelma-alueet, sekä esittää parannusehdotuksia ja tutkia, millaisia etuja voidaan saavuttaa S&OE:n suorituskyvyn mittaamisella. Tutkimus tehtiin laadullisena tapaustutkimuksena. Data kerättiin kymmenen puolistrukturoidun haastattelun avulla. Haastateltavat valittiin case yrityksen sisältä, niistä henkilöistä, jotka ovat tiiviisti tekemisissä S&OE:n kanssa. Tuloksena todettiin, että ongelma-alueet ovat S&OE:n määrittelyssä ja jäsentelyssä, sekä tarkkojen tavoitteiden asettamisessa. Myös IT-järjestelmiin, suorituskyvyn mittaamiseen ja kommunikaation liittyvät haasteet nousivat esille haasteena nykyisessä tilanteessa. Lisäksi ajantasaisen tiedon puute nähtiin ongelmana. Parannusedotuksena esitettiin, että S&OE on erotettava paremmin muista suunnittelutasoista. Lisäksi S&OE:n paremman toiminnan varmistamiseksi selkeät vastuut, viestintä ja vahva suorituskyky ovat tärkeitä. Toiseksi, seuraamalla paremmin tapahtumia ja suunnitelmien muutoksia on mahdillista parantaa S&OE prosessin osumatarkkuutta. Lopuksi, suorituskyvyn mittaus voisi parantaa prosessia.