Tiedon kulku julkishallinnon organisaatiossa yksiköiden välillä

Abstract

Tässä kandidaatintutkielmassa tutkitaan tiedon kulkua ja laatua julkishallinnossa. Tutkielman tavoitteena on selvittää mahdollisia tiedon kulun ongelmia. Tutkielman teoreettinen viitekehys koostuu tietojohtamisen teorioista: miten informaatio ja tieto määritellään, mitä tiedon elinkaareen kuuluu (mukaan lukien tiedon kulku organisaatiossa) ja miten tiedon laatu määritellään. Empiirinen osa on toteutettu kvalitatiivisesti, haastattelemalla kohdeorganisaation kahden yksikön, tuotehallinnan (tiedon tuottaja) ja asiakkuudenhallinnan (tiedon kohde) henkilöitä. Tutkimuksessa selvisi, että tietoa on runsaasti ja se on pääosin virheetöntä. Hiljaisen tiedon osalta huomiona tuli esille se, että mitä kauemmin henkilö oli ollut tehtävässään, sitä paremmin hän osasi etsiä tietoa ja sitä pienemmäksi hän mielsi hiljaisen tiedon määrän. Hiljaisen tiedon määrä lisääntyy, jos tiedon tallentaminen ja hakeminen on hankalaa. Asiakkuudenhallinta koki oman roolinsa tärkeäksi linkiksi tuotehallinnan ja asiakkaiden välillä. Haastateltavien mielestä tärkein kehityskohde oli tiedon jakamisen prosessi yksiköiden välillä. Tiedon laadun osalta kehitettävää oli lähinnä tiedon ajantasaisena pitämisessä, ymmärrettävyydessä ammattiterminologian käyttämisen takia ja saavutettavuudessa tiedon jakautuessa useaan eri paikkaan. Tiedon turvallisuusluokituksella oli merkitystä tiedon käsittelyyn. Haastattelujen perusteella kaikilla on pyrkimys proaktiiviseen tiedon jakamiseen, mutta tiedon käyttäjät mainitsivat useasti joutuvansa erikseen kysymään tietoa. Tutkielman teon yhteydessä tuli esille monia jatkotutkimusaiheita, muun muassa tietojärjestelmien käyttöoikeuksien merkitys tiedon kulkuun ja tiedon kulun mittaaminen.

This candidate thesis studies the knowledge flow and information quality. The purpose of the study is to find out possible problems in the knowledge flow. The theoretical framework of the study consists of the theories of knowledge management: how the information and knowledge is defined, what does the information lifecycle contain (including information flow in organization) and how the quality of information is defined. The empirical part is done qualitatively, by interviewing people in the organization’s two units, product management (source of information) and customer management (target of information). The interviews revealed that there exists a lot of information and it is mainly error-free. Speaking of tacit knowledge, the longer a person had been in the organization, the easier it was for him to search for information, and the smaller he perceived the quantity of tacit knowledge. The amount of tacit information grows if the information storing and searching is difficult. Customer management unit feels itself as an important link between product management unit and the actual customers. Interviewees thought that it is important to develop the process of information flow between units. The quality of information was noted to have a need for development, mostly on timeliness, understandability because of professional terminology used and availability because of multiple storage locations. Information security classification has an impact on information transfer. Based on interviews all the people want to share information proactively, but information users noted that they had to ask for more information quite often. During the study further study items were discovered, for example how the user rights affect the information flow and how to measure the information flow.