Critical success factors regarding innovative technology procurement in the Finnish public sector

Abstract

The public sector in Finland has a significant role within the innovative technology domain from the procurement perspective. Especially during the past decade, the technological development has exponentially accelerated and therefore also put more pressure on departments responsible for purchasing and developing new technological services in the public sector. The key challenges is that the more traditional ways of procurement are being challenged when the object of the complex technology solution to be purchased might not even exist today. The aim of this study is to understand key critical success factors of innovative technology procurement in the public sector and how could the procurement processes improve towards more efficient and value-seeking. The research was conducted using qualitative case study as research method by interviewing professionals in different roles working with public technology procurement.

The research showed that there are plenty of similarities in the way procurement professionals are seeing the critical success factors, however, there seems to be clear gaps in the overall understanding and also lack of best practices. The future successfulness based on the research findings requires strong alignment and implementation of new ways of working from the government level to the individual organizations.

Suomen julkisella sektorilla on hankinnan näkökulmasta merkittävä rooli innovatiivisen teknologian kentällä. Etenkin viimeisen vuosikymmenen aikana teknologinen kehitys on kiihtynyt eksponentiaalisesti ja täten luonut enemmän painetta yksiköille, jotka ovat vastuussa uusien teknologiapalveluiden hankinnasta ja kehittämisestä. Keskeinen ongelma on perinteisten hankintakäytäntöjen kohtaamat haasteet, kun hankinnan kohteena olevat monimutkaiset teknologiaratkaisut eivät ole välttämättä edes ennalta olemassa. Tämän tutkimuksen tavoite on ymmärtää kriittiset menestystekijät innovatiivisen julkisten hankintojen kohdalla ja miten hankinnan prosesseja voitaisiin parantaa tehokkaammiksi ja arvoa luoviksi. Tämä tutkimus toteutettiin käyttäen kvalitatiivista case-tutkimusta tutkimusmenetelmänä haastatellen ammattilaisia, jotka työskentelevät erilaisissa rooleissa julkisen teknologiahankinnan parissa.

Tutkimus osoitti olemassa olevan yhtäläisyyksiä tekijöissä, jotka hankinnan ammattilaiset mieltävät kriittisiksi menestystekijöiksi, mutta havaittavissa oli selkeäitä aukkoja kokonaisymmärryksessä sekä parhaiden käytänteiden puutteessa. Tulevaisuuden menestys tutkimuksen löydösten mukaan vaatii vahvaa linjausta ja täytäntöönpanoa uusien toimintatapojen osalta aina hallituksen tasolta yksittäisiin organisaatioihin.