Systematic learning from experiences in project environment

Abstract

This thesis focuses on bringing concretism to the discussion about organizational learning in contexts of projects, by exploring the fundamentals of organizational learning in project environment, and by identifying the major challenges and limiting factors of learning from experiences in a project environment. This thesis focuses especially on more systematic, prospective, and formal ways of learning from experiences. Finally, the thesis introduces a suggestion for a target company about how their project related lessons learned procedures could be fostered systematically.

First, a comprehensive literature review of organizational learning in project environment, projects and project management, and lessons learned procedures in projects is conducted. Then, the literature review findings and data gathered in the empirical section are used for developing a recommendation for the target company. This thesis used semi-structured interviews to gather the data. A total of 20 directory and management level people involved in projects from the target company were interviewed.

The results show that people in the target company are willing to learn from experiences, but there are no mechanisms to perform the lessons learned loop in their projects. Also, many of the problems regarding lessons learned are administrative. In addition to sufficient processes and tools, clear roles, encouraging leadership and safe learning environment are vital for succeeding in systematic learning from experiences in project environment. The thesis includes a recommendation for the target company that consists of three elements: a lessons learned process, related roles and responsibilities, and leadership.

Tämän diplomityön tavoitteena on perehtyä organisaation oppimiseen projekteissa tutkimalla organisaation oppimisen perusteita projektien kontekstissa sekä oppimisen keskeisimpiä mahdollistajia, haasteita ja rajoittavia tekijöitä. Tämä diplomityö keskittyy systemaattiseen ja muodolliseen kokemuksista oppimiseen. Lopuksi diplomityö esittää kohdeyritykselle ehdotuksen siitä, miten heidän kokemuksesta oppimisen menetelmiään voitaisiin systemaattisesti tehostaa projektiympäristössä.

Diplomityö alkaa kokonaisvaltaisella organisaation oppimiseen ja kokemuksista oppimisen menenelmiin projektiympäristössä perehtyvällä kirjallisuuskatsauksella. Kirjallisuuskatsauksen löydösten sekä haasatattelututkimuksessa kerätyn datan pohjalta rakennetaan kehitysehdotus kohdeyritykselle. Diplomityön data on kerätty puolistrukturoiduilla haastatteluilla, joihin osallistui yhteensä 20 kohdeyrityksen johtajaa. Haastatteluissa selvitettiin yrityksen projektien systemaattiseen kokemuksista oppimiseen liittyviä mahdollistajia ja rajoittavia tekijöitä.

Haastattelun tulokset osoittavat, että kohdeyrityksen edustajat ovat halukkaita oppimaan kokemuksistaan, mutta yrityksen projekteista puuttuvat systemaattiseen kokemuksista oppimiseen tarvittavat mekanismit. Suurin osa kokemuksista oppimiseen liittyvistä rajoittavista tekijöistä johtui hallinnollisista tekijöistä, kuten ajan puutteesta. Jotta yritys voi oppia systemaattisesti projekteissaan kertyneistä kokemuksista, tarvitaan kokonaisvaltaiset oppimisprosessit ja työkalut, selkeät roolit, kannustavaa johtajuutta sekä turvallinen oppimisilmapiiri. Kohdeyhritykselle esitetty kehitysehdotus koostuu kolmesta osasta: kokemuksista oppimisen projessi, tähän oppimisprosessiin liittyvät roolit ja vastuut, sekä johtajuus.