Hankinnan sopimushallinta ja sen kehittäminen osana riskienhallintaa

Abstract

Tässä tutkielmassa tutkitaan hankinnan sopimushallintaa ja sen kehittämistä osana riskienhallintaa suurikokoisen teollisuusyrityksen näkökulmasta. Tutkielman tarkoituksena on tutkia hankintaan liittyvien sopimuksellisten seikkojen hallintaa sekä kehittämistä sekä niihin liittyviä keskeisimpiä riskejä sekä sitä, miten näitä riskejä voidaan hallita. Hankinnan sopimushallinnalla tarkoitetaan yrityksen sisäisesti muodostamaa yksityiskohtaista toimintamallia, jolla hallitaan kaikkia yrityksen hankintoihin liittyviä sopimuksia sekä sopimusdokumentteja. Tutkimus on toteutettu kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jonka empiirisessä osassa käsitellyt tulokset perustuvat suuren teollisuusyrityksen edustajan haastatteluun puolistrukturoitua teemahaastattelua hyödyntäen.

Tutkielmasta saatujen tulosten mukaan hankinnan sopimushallinnalla voidaan hallita kokonaisvaltaisesti yrityksen hankintatoimintaan liittyviä riskejä. Hankintasopimuksiin liittyviä riskejä havaittiin tutkimustuloksista useita erilaisia ja riskit määrittyvät aina hankintakohtaisesti ja hankintasopimuksen tyypin mukaan. Merkittävimpiin riskitekijöihin kuului muun muassa toimitus- ja aikatauluriskit, laaturiskit, erilaiset vastuuriskit, toimittajavalintaan liittyvät riskit sekä toimittajan konkurssiriski. Riskityypeille löydettiin myös erilaisia riskienhallintakeinoja, jotka myös määräytyvät riskityypin mukaisesti. Sopimushallinnan kehittämisen keinoja ovat esimerkiksi hankintamateriaalien ohjeiden ja asiakirjapohjien parantaminen.

The purpose of this thesis is to study how large industrial company can manage and improve its contract management related to procurement and manage the risks related to them. Procurement contract management refers to a private operating model formed internally by the company, which manages all contracts and contract documents related to the company's procurement. The study has performed as a qualitative case study. The results of empirical study base on an interview of a representative of large industrial company. Interview has performed using a half-structured thematic interview.

According to the results found in this study, contract management can be used comprehensively to manage the risks of company's procurement activities. There were found many different risks related to procurement contracts. These risks are determined on purchase-by-purchase basis and according to contract type. The most significant risk factors included delivery and schedule risks, quality risks, various liability risks, supplier selection risks and supplier bankruptcy risk. For these risk factors were also found risk management tools that are determined by risk type. Ways to develop contract management include, for example, improving instructions and documentation templates for procurement materials.