Resurssienhallinta hankintaprosessin kehittämisen työkaluna julkishallinnon organisaatiossa

Abstract

Tämän tutkielman tarkoituksena on selvittää, miten hankintaprosessia voidaan kehittää julkishallinnon organisaatiossa resurssienhallintaa hyödyntämällä. Tutkimus suoritetaan case-organisaation näkökulmasta, millä tähdätään tunnistamaan juuri case-organisaatiolle ominaisia kehityskohteita sekä -ideoita. Tutkimus on jaettu teoreettiseen ja empiiriseen osaan. Teoreettisessa osassa perehdytään aihealueesta tehtyyn tieteelliseen kirjallisuuteen, kun taas empiirisessä osassa keskitytään analysoimaan tutkimusta varten kerättyä tutkimusaineistoa case- ja benchmark-organisaatioista tutkimustulosten johtamiseksi.

Tutkimuksen tulosten perusteella julkisen sektorin hankintaprosessi on vielä pitkälti kilpailutukseen keskittyvää eikä suunnittelun merkitystä välttämättä käsitetä. Resurssien niukkuus, vaihteleva hankintaosaaminen ja kilpailutuskeskeisyys korostuvat hankintaprosessin tehokkuutta heikentävinä tekijöinä julkisella sektorilla. Käytössä olevat resurssit ovat kohdistettu kilpailutuksen suorittamiseen hankintalain mukaisesti, jolloin suunnitteluvaihe ja sopimuksen aikainen seuranta heikkenee. Resurssienhallinta on suoraan kytköksissä julkisen sektorin hankintaprosessin kehityskohteisiin ja sen avulla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä hankinnan organisoinnissa ja prosesseissa, mistä on etua koko kunnan toiminnalle. Tehokkaan resurssienhallinnan avulla pystytään turvaamaan kunnan palvelutuotanto, parantamaan riskienhallintaa sekä lisäämään kunnan kilpailukykyä.

The aim of this thesis is to study how resource management can be utilized in procurement process development in the public sector. This study focuses on a case organization to identify development areas and ideas characteristic to the organization. The thesis has been divided into a theoretical and an empirical part. Theoretical part of the study familiarizes the reader with the scientific literature on the area of study, whereas the empirical part focuses on analyzing the results from data gathered from the case- and benchmark-organizations.

Based on the results of the study, procurement process in the public sector is still primarily focused on tendering and the significance of planning is not necessarily recognized. Lack of resources, varying procurement knowledge and focus on tendering are factors that weaken the efficiency of the procurement process in the public sector. Available resources are directed to perform the tendering process according to procurement laws, which results in weakening planning and contract management. Resource management is directly linked to the development areas of the public procurement process, and by utilizing it effectively significant benefits can be achieved in the organization and processes of public procurement. Through efficient resource management one can secure the production of services, improve risk management, and increase the competitiveness of the municipality.