The strategic value of efficient and effective communication in the order-fulfilment process

Abstract

With an increasing amount of competition, it is even more challenging for companies to differentiate from others and gain competitive advantage. Communication is commonly an ignored and forgotten asset, but in fact it is a critical enabler for success that can better a company’s productivity, customer satisfaction and the actualization of its strategy.

This thesis aims to study, what strategic value effective and efficient communication has. The study is based on a case study for a manufacturing company. The purpose of the study is to analyze the current challenges and qualities of the company’s internal communication and assess, whether it currently adds any strategic value or competitive advantage to its activity.

The results confirm the importance of effective and efficient communication for companies. The results show how problems in unintended exclusion of relevant recipients in the information flow hinders internal communication from functioning effectively and efficiently. Additionally, a greater understanding of how one’s own work affects others and the areas of responsibility in communicating are needed. The results also showed that communication problems and misunderstandings seemed to appear in the beginning of the information flow but were noticed later in the production stage of the order. Based on the analysis, good qualities were the use of applicable communication tools, active interaction within each department and communication qualities such as clarity, completeness, correctness and efficiency.

Lisääntyvän kilpailun myötä yritysten on yhä haastavampaa erottua joukosta ja saavuttaa kilpailuetua. Viestintä on useasti sivuutettu ja unohdettu voimavara, joka on kuitenkin kriittinen menestyksen mahdollistaja, joka voi parantaa yrityksen tuottavuutta, asiakastyytyväisyyttä ja strategian toteutumista.

Tämän kandidaatintutkielman tavoite on tutkia tehokkaan ja vaikuttavan sisäisen viestinnän strategista merkitystä yrityksille. Tutkielma perustuu case-tutkielmaan, jossa tarkastellaan teollisuusyrityksen sisäistä viestintää. Tutkielman tarkoitus on tutkia yrityksen sisäisen viestinnän haasteita ja piirteitä, sekä arvioida tuottaako sen sisäinen viestintä nykyisellä tasollaan yritykselle strategista arvoa tai kilpailuetua.

Tutkimuksen tulokset vahvistavat tehokkaan ja vaikuttavan viestinnän tärkeyden yrityksille. Tulokset osoittavat, että jos kaikkia oleellisia osapuolia ei sisällytetä viestiketjuihin, niin tästä aiheutuvat ongelmat haittaavat sisäisen viestinnän toimimista tehokkaalla ja vaikuttavalla tasolla. Lisäksi parempi ymmärrys oman työskentelyn vaikutuksista toisiin sekä viestimisen vastuualueista ovat tärkeitä. Tutkimuksen tulokset osoittivat myös, että väärinymmärrykset ja ongelmat viestinnässä ilmenivät viestiketjun alussa, mutta huomattiin vasta myöhemmin tilauksen ollessa tuotantovaiheessa. Analyysin perusteella viestimisen hyviä piirteitä ovat hyvin soveltuvien kommunikointivälineiden käyttö, eri osastojen aktiivinen sisäinen viestintä ja tietyt viestimisen piirteet, kuten selkeys, valmius, oikeellisuus ja tehokkuus.