Change management in digitalization of project logistics and implementation of a new logistics management system

Abstract

The aim of this Master's thesis was to study the means of change management in the implementation of logistics software as part of the digitalization of project logistics work methods. This study was conducted as a case study for the case company, which is a Finnish, globally operating technology company. The company provides equipment and services, especially for mineral processing and metals processing.

The results of this study prove that change management in a software implementation project can be promoted in particular by everyone in the organization understanding the need and reasons for the change. The factors slowing and inhibiting the change at the case company, in turn, were the high workload of employees, inadequate training, too complex manual, and issues in co-operation and communication both with the internal stakeholders and suppliers.

Even though this study identified many issues during the first phase of the implementation, it can still be considered that the software implementation at the case company was successful. The implementation was completed and did not cause any major problems at the case company. The errors made in the first phase have been analyzed, and recommendations for corrective actions were given for the next phase of the implementation. Based on this study's results, it can be stated that there are many challenges associated with implementing a logistics management system, which can be managed by means of change management.

Tämän Pro gradu -tutkielman tavoitteena oli tutkia muutosjohtamisen keinoja logistiikkaohjelmiston käyttöönotossa osana projektilogistiikan työmenetelmien digitalisointia. Tämä tutkimus tehtiin tapaustutkimuksena kohdeyritykselle, joka on suomalainen, globaalisti toimiva teknologia-alan yritys. Yritys tuottaa laitteita ja palveluita erityisesti mineraalien käsittelyyn ja metallien jalostukseen.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että muutoksenhallintaa ohjelmiston käyttöönottoprojektissa voidaan edistää erityisesti sillä, että kaikki organisaatiossa ymmärtävät tarpeen ja syyt muutokselle. Muutosta estäviä ja hidastavia tekijöitä kohdeyrityksessä puolestaan olivat työntekijöiden korkea työkuorma, puutteellinen koulutus järjestelmän käyttöön, liian monimutkainen manuaali, ongelmat yhteistyössä ja viestinnässä sisäisten sidosryhmien sekä toimittajien kanssa.

Vaikka tässä tutkimuksessa löydettiin monia ongelmia käyttöönoton ensimmäisessä vaihessa, ohjelmiston käyttöönottoa kohdeyrityksessä voidaan silti pitää onnistuneena. Käyttöönotto saatiin suoritettua loppuun saakka, eikä se aiheuttanut suurempia ongelmia kohdeyritykselle. Ensimmäisessä vaiheessa ilmenneet ongelmat analysoitiin ja suosituksia korjaavista toimenpiteistä annettiin käyttöönoton seuraavaa vaihetta varten. Tämän tutkimuksen tulosten pohjalta voidaan todeta, että logistiikkaohjelmiston käyttöönottoon liittyy monia haasteita, joita voidaan hallita muutosjohtamisen keinoin.