Vaatimuslista kehitettävälle ohjelmistolle

Abstract

Tässä työssä selvitetään mitä ohjelmistoja päiväkotiympäristöissä on jo käytössä sekä pyritään luomaan tämän ja omien kokemuksien sekä tässä työssä tehtyjen kyselytutkimusten pohjalta vaatimuslista kehitettävälle ohjelmistolle. Ohjelmiston tulisi vastata työntekijöiden, johdon, asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeita.

Ohjelmiston suunnitteluun luodaan vaatimuslistaus ohjelmiston sisältämistä toiminnoista ja tilanteista, joissa sitä käytettäisiin päiväkodeissa. Ohjelmiston ajatuksena lähtötilanteessa on palvella päiväkodin henkilökuntaa johtajasta hoitajaan, lasten vanhempia viestien ja lupien sekä käytännön asioiden hoitamisessa sekä sidosryhmiä, kuten ruoka- ja kunnossapitopalvelut. Tarve ja ajatus kehittää ohjelmisto päiväkotiympäristön tarpeisiin on lähtenyt tuttavieni ja ystävieni kertomista tilanteista heidän työskennellessään tässä työympäristössä sekä omista ja ystävieni kokemuksista, kuinka viestintä vanhemmille on haastavaa, keskusteluja on pakko käydä vain kasvotusten, eikä ole mitään selkeää palautekanavaa mihin kommentoida tai laittaa huomioita.

Selvittäessäni mitä työvälineitä päiväkodin henkilöstö voi käyttää ja missä tilanteissa ja etsiessäni itse viestintäkanavaa oman lapsen hoitopaikan kanssa, päädyin hyvin nopeasti huomioihin, että osittain ongelma on puutteellisessa välineistössä, ohjelmistoissa, organisoinnissa ja johtamisessa. Kuten yleensäkin kehityshankkeissa, on ratkaistavia osaalueita useampi ja kaikkiin ei voi samalla kertaa vaikuttaa. Teknisellä alalla työskentelevänä näin kuitenkin useaan osa-alueeseen voitavan vaikuttaa tekniikalla ja ohjelmistoilla, jos niiden käyttö otetaan osaksi kaikkien henkilökuntaan kuuluvien työtä. Usein ohjelmistot voivat ohjata johtamista ja organisointia, ilman että siitä tehdään mitään isoa numeroa. Tämä työ on rajattu keskittymään ominaisuuksiin, joita ohjelmistossa tulisi olla, jotta se koettaisiin alalle sopivaksi ja käyttö olisi luonteva osa työntekoa eri työtehtäviä tehdessä ja nopeasti vaihtuvissa tilanteissa, jollaista työskentely lapsiryhmässä on. Tätä selvitystyötä on tehty internet-hakuja ja kyselyä avuksi käyttäen ja näin on saatu listaus ohjelmiston ominaisuuksista laadittua. Näiden pohjalta voidaan arvioida, onko tämä mahdollinen yrityksen perustamisen paikka, johon voisi yrityksen ja kehitystyön keskittää tulevaisuudessa. Työn tuloksena saatiin määriteltyä neljä eri pääkohtaa, lapset ja varhaiskasvatus, viestintä, työaika ja sidosryhmät, joille laadittiin listaus ohjelmiston vaatimuksista. Joiden pohjalta voisi lähteä rakentamaan uutta ohjelmistoa. Tämän lisäksi tehtiin huomioita ympäristöstä, johon ohjelmisto olisi tarkoitus toteuttaa ja sen asettamista mahdollisuuksista ja haasteista.

This work investigates, what software is already in operation in day care environments and seeks to create a list of requirements for the software to be developed on the basis of my own experiences and on the surveys conducted in this work. The software should meet the needs of employees, management, customers and stakeholders.

For the design of the software, a list of requirements is created for the functions included in the software and for the situations in which it would be used in day care. The idea behind the new software is to serve day care staff from director to caregiver, to serve parents of children handle messages, permissions and practical matters, as well as to serve stakeholders such as food and maintenance services. The need and idea to develop software for the day care center environment has risen from situations told by my acquaintances and friends as they work in this work environment and from my own and my friends ’experiences of challenging communication with parents, lacking platforms leading to only face-to-face discussions and no clear feedback channel to comment or comment on.

As I was figuring out what tools the day care staff could use in what kind of situations and looking for a channel of communication with my own childcare facility, I very quickly came to the conclusion that part of the problem laid in the equipment, software, organization and management. As with development projects in general, there are several areas to be addressed and not all of them can be affected at the same time. As working in a technical field, I saw that several areas can be influenced by technology and software if their use is integrated into the work of all staff. Often, software can control management and organization without making a big deal out of it. This work is limited to the features that the software should have in order to be perceived as suitable for the industry of day care and the use to be a natural part of working in different work tasks and in the rapidly changing situations of working with a group of children. This study has been done with the help of internet searches and queries and thus a list of software features has been compiled. On the basis of this study, it can be assessed whether this is a possible starting point of a new company where the company and development work could be concentrated on in the future. As a result of the work, I was able to define four different key points, children and early childhood education, communication, working time and stakeholders, for which a list of software requirements was prepared. Based on these, one could start building new software. In addition, observations were made about the daycare work environment in which the software was to be implemented and the opportunities and challenges it posed.