Pilvipalvelupohjaisen ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti asiakkaan näkökulmasta

Abstract

Pilvipalvelupohjaiset ERP-järjestelmät ovat kovaa vauhtia yleistyviä toiminnanohjausjärjestelmiä, joiden toiminta tapahtuu verkossa. Tietotekniikkaresursseja voidaan ottaa käyttöön verkon välityksellä paikasta riippumatta, kunhan verkkoyhteys on käytettävissä. Lisäksi käyttäjä maksaa resurssien käytöstä pelkästään toteutuneet käytön perusteella. Pilvipalvelupohjaisten ERP-järjestelmien käytön yleistymisen seurauksena niihin liittyvien käyttöönottoprojektien määrä on myös kasvanut. Käyttöönottoprojekti toteutetaan pääsääntöisesti palveluntarjoajan kanssa ja se voi olla raskas ja paljon resursseja vaativa järjestelmän käyttöönottavalle asiakkaalle. Tämän vuoksi on oleellista tarkastella ja analysoida pilvipalvelupohjaisten ERP-järjestelmien käyttöönottoprojekteja asiakkaan näkökulmasta, jotta palveluntarjoaja pystyy kehittämään omaa toimintaansa. Tällöin palveluntarjoaja pystyy tarjoamaan asiakkaillensa positiivisemman kokemuksen käyttöönottoprojektista.

Tässä tutkimuksessa käsitellään pilvipalvelupohjaisten ERP-järjestelmien käyttöönottoprojekteja asiakkaan näkökulmasta. Tutkimus koostuu kahdesta eri osiosta. Ensimmäisessä osiossa käsitellään kirjallisuuskatsauksen perusteella pilvipalvelupohjaisia ERP-järjestelmiä sekä niiden käyttöönottoprojekteja. Tutkimuksen toisessa osiossa käsitellään haastattelututkimuksen kautta eri asiakkaiden pilvipalvelupohjaisten ERP-järjestelmien käyttöönottoprojekteja ja sen vaiheita heidän näkökulmastaan katsottuna. Tässä osiossa selvitetään myös se, mitkä eri tekijät vaikuttavat käyttöönottoprojektin onnistumiseen.

Tämän tutkimuksen tuloksena pilvipalvelupohjaisten ERP-järjestelmien käyttöönottoprojektien onnistumiseen vaikuttaa moni eri tekijä. Merkittävimmiksi vaikuttaviksi tekijöiksi osoittautui asiakkaan henkilöstön aikaisempi kokemus ERP-järjestelmien käyttöönottoprojekteissa sekä hyvä projektiin valmistautuminen. Tutkimuksen tulokset osoittavat myös sen, että haasteiden ja riskien esiintyminen käyttöönottoprojekteissa on todella yleistä. Niiden ehkäisemiseksi on toteutettava tarpeeksi kokonaisvaltainen riskien kartoitus ennen projektin alkamista sekä kartoitettava oikea palveluntarjoaja toteuttamaan projekti.

The popularity of cloud-based ERP systems has been in a strong growth as its operations are based on internet technologies. In cloud-based ERP systems customer can enable information technology resources through the network regardless of the location, as long as customer has connection to the network. In this model customer pays only for resources which are actually used. As a results of cloud-based ERP systems strongly growth, the relative number of cloud-based ERP system’s implementations has also increased. Usually customer executes this kind of implementation projects with a service provider. Implementation can be hard and demanding high level of resources. For this reason, its is important to review this kind of projects from a customer’s point of view. By doing this the service provider is able to develop its own operations. Service provider is also able to provide more positive experience in implementation project for its customers.

The purpose of this study is to go through the implementation projects of cloud-based ERP systems from the customer’s point of view. The study consists of two different parts. The first part of this study goes through the cloud-based ERP systems and related implementation projects, both being based on literature review. The second part of the study is based on customer interviews. It focuses to customer view of implementation project in three different companies. This part of study also explains what different factors affect to the success of implementation project.

As a result of this study, the success of the implementation project of cloud-based ERP systems is influenced by different factors. The study proves that two the most effective factors are the customer users previous experience in implementation projects and a good preparation for the project. The results of this study also prove that the occurrence of challenges and risks in implementation projects is really common. To prevent these challenges and risks, customers must carry out a sufficiently comprehensive risk assessment before the start of project. By using this method, the customer can better select the right service provider to execute the implementation project.