Perinteisestä budjetoinnista kohti jatkuvaa ennustamista rakennusalan organisaatiossa

Abstract

Perinteistä budjetointia on kritisoitu sen kyvyttömyydestä vastata kilpailuympäristön vaatimuksiin muuttuvassa tietoyhteiskunnassa. Myös ympäristöepävarmuudella on todettu olevan merkittävä kielteinen vaikutus perinteisen budjetin hyödyllisyyteen. Tämä on johtanut joustavampien ja innovatiivisempien ohjausmekanismien tarpeeseen, jotka vastaavat markkinaolosuhteiden lisääntyneeseen volatiliteettiin ja nopeaan teknologiseen muutokseen. Vaihtoehtoisia ja täydentäviä ohjausjärjestelmiä, kuten jatkuvia ennusteita, on ehdotettu täydentämään perinteisen budjetoinnin jättämää vajetta operatiivisen suunnittelun ja suorituskyvyn parantamiseksi. Nopeasti muuttuvilla aloilla, joissa ympäristöllä on suuri vaikutus liiketoimintaan, yrityksen sisäisten prosessien on pystyttävä vastaamaan toimintaympäristön muutoksiin nopeasti, jotta yritys ehtii reagoida näihin muutoksiin kilpailua nopeammin. Erityisesti tietotekniikan kehityksen nopeus ja kova kilpailu ovat pakottaneet yritykset jatkuvasti keksimään itsensä uudelleen yrittäessään varmistaa, että sen sisäiset liiketoimintaprosessit kattavat joustavuuden ja sopeutumiskyvyn. Tässä tutkimuksessa selvitetään, miten budjetointia voidaan kehittää epävakaalla toimialalla toimivassa tapausorganisaatiossa ja olisivatko jatkuvat ennusteet yksi keino vastata lisääntyvään joustavuuden tarpeeseen. Tutkimus toteutetaan laadullisena tapaustutkimuksena haastattelemalla tapausorganisaation budjetointiin osallistuvia ja siitä vastuussa olevia henkilöitä. Teemahaastattelujen pohjalta tehdyt havainnot osoittavat, että perinteisellä budjetilla on edelleen vahva rooli kohdeyrityksessä pitkän aikavälin päämäärän asettamisessa ja sisäisen tehokkuuden ylläpitämisessä, eikä kohdeyrityksessä olla valmiita luopumaan siitä. Tutkimuksessa havaitaan kuitenkin tarve kehittää budjetointiprosessia vuorovaikutteisempaan ja suoraviivaisempaan suuntaan sekä lisätä yhteistyötä budjetointiprosessissa ja budjettien seurannassa. Lisäksi perinteisen budjetoinnin ja jatkuvien ennusteiden käyttö rinnakkain toisiaan täydentävinä ohjausjärjestelminä on aiheellista kohdeorganisaatiossa. Budjetin asettaman päämäärän rinnalla ennusteita voidaan käyttää ennakoimaan vuoden lopun taloudellisia tuloksia, tekemään operatiivisia päätöksiä ja kehittämään toimintasuunnitelmia reaaliajassa budjettitavoitteen saavuttamiseksi. Tutkimus tuo mielenkiintoista lisätietoa niistä motiiveista, jotka voivat ajaa yrityksen käyttämään budjetin rinnalla jatkuvia ennusteita ja selittää, miksi perinteinen budjetti ei aina riitä tuomaan kilpailuetua, vaan myös jatkuvien ennusteiden käyttöönotto on perusteltua.

The traditional budgeting has been criticized for its inability to meet the demands of a competitive environment in a changing information society. Environmental uncertainty has also been found to have a significant negative impact on the utility of the traditional budget. This has led to the need for more flexible and innovative control systems that respond to increased volatility in market conditions and rapid technological change. Alternative and complementary control systems, such as continuous forecasting, have been proposed to fill the gap left by traditional budgeting to improve operational planning and performance. In rapidly changing industries where the environment has a major impact on business, a company’s internal processes must be able to respond quickly to changes in the operating environment so that the company has time to respond to these changes faster than competition. In particular, the speed of technological development and fierce competition have forced companies to constantly reinvent themselves to ensure that its internal business processes capture flexibility and adaptability. This study examines how budgeting can be developed in a case organization operating in a volatile industry and whether continuous forecasting would be one way to respond to the growing need for flexibility. The study is carried out as a qualitative case study by interviewing the persons involved in and responsible for the budgeting in the case organization. The findings from the thematic interviews show that the traditional budget continues to play a strong role in the target company in setting long-term goals and maintaining internal efficiency, and the target company is not willing to give it up. However, the study identifies need to develop the budgeting process in a more interactive and straightforward direction, as well as to increase cooperation in the budgeting process and budget monitoring. In addition, the use of traditional budgeting and continuous forecasting in parallel as complementary control systems is appropriate in the target organization. Alongside the target set by the budget, forecasts can be used to anticipate year-end financial results, make operational decisions and develop action plans in real time to reach the budgetary target. The study provides interesting additional information on the motives that can drive a firm to use continuous forecasts alongside budget and explain why a traditional budget is not always enough to bring competitive advantage, but the introduction of continuous forecasts is also justified.