The impact of a cloud-based ERP system in public healthcare procurement

Abstract

Digitalization and digital transformation have an immense effect on the way organizations operate in the current environment. With the constant change in trends and the need to improve, organizations have a need to adapt to their surroundings. The purpose of this research is to study the impact of digital transformation of an ERP system in HUS Logistics’ procurement department. The goal is to find the different effects that the change from an on-premise ERP system to a cloud-based causes in the organization’s procurement processes and in its personnel. The effects are divided into three categories: organizational efficiency, financial impact and personnel’s emotions and attitudes towards the change.

For this thesis 8 individuals were interviewed one-on-one from the HUS Logistics procurement organization. The findings highlight the positive and negative effects in healthcare procurement during and after the change. The key findings include the increased costs from the ERP system update with the increased efficiency and convenience in the system usage. As change management is a crucial part of changes, it was also a prominent part in this thesis. Findings from the interviews concluded that the success of change is partially built-in sufficient communication and trust in HUS Logistics.

This thesis was conducted with a case study method on the digital transformation in HUS Logistics’ ERP system. The goal was to find the most prominent factors and effects that have impacted the change and the procurement organization during and after the change.

Digitalisaatiolla ja digitaalisella muutoksella on suuri vaikutus organisaatioiden toimintaan nyky-yhteiskunnassa. Tarve pysyä mukana kilpailussa sekä toimialojen trendeissä luo painetta vastata ympäristön luomiin haasteisiin. Tämän tutkimuksen tavoitteena on tutkia HUS Logistiikan toiminnanohjausjärjestelmän (ERP-järjestelmän) digitaalista muutosta on-premise-versiosta pilvipohjaiseen -versioon ja sen vaikutusta hankintaorganisaation prosesseihin sekä henkilöstöön. Vaikutukset on jaettu kolmeen kategoriaan: organisaation tehokkuus, taloudellinen vaikutus sekä vaikutus henkilöstön tunteisiin sekä asenteisiin.

Tätä tutkimusta varten haastateltiin kahdeksaa HUS Logistiikan työntekijää henkilökohtaisissa haastatteluissa. Keskeisimmät havainnot empiirisestä tutkimuksesta sisältävät huomioita nousseihin tietoteknisiin kustannuksiin samalla, kun organisaation tehokkuus sekä uuden ERP-järjestelmän käytön mielekkyys ovat lisääntyneet. Muutoksen johtamisen ollessa iso osa muutoksen menestystä, otettiin se myös mukaan tarkastelun aiheeksi tutkimukseen. Löydökset osoittavat haastattelujen pohjalta, että muutos vaatii menestyäkseen avointa kommunikaatiota sekä luottamusta HUS Logistiikassa.

Tämä tutkimus tehtiin tapaustutkimuksena HUS Logistiikan toiminnanohjausjärjestelmän digitaalisesta muutoksesta. Tavoitteena oli löytää muutosta hidastavia sekä edistäviä tekijöitä sekä muutoksen vaikutus hankintaorganisaatioon enne muutosta ja sen jälkeen.