Risk management in procurement : case spare parts and maintenance

Abstract

The goal of this research is to study what type of risks the procurement of spare parts and maintenance services include and how these risks can be managed and reduced. The risks are studied from the procurement risks/risk management and supplier risks/risk management point of view. The research method used in this study is a qualitative single case study. The data for the empirical part was collected by conducting 4 semi-structured theme interviews with the employees of the case company’s purchasing department. Based on the interviews, 2 survey forms were built up, which were used to prioritize the risks the case company faces, and to find potential weaknesses of the purchasing process of the case company. In this paper the main risks, that the case company faces based on the interviews and survey forms, are presented. In the results the buyer’s dependency of the supplier, risks related to auditing process and delivery related risks for spare parts were highlighted. For spare parts specifically, the most important risks were identified to be the delivery and end of supply risks. Use of spot markets and back- up suppliers as a risk management method is highlighted with various risk types Additionally, it needs to be noted that despite of including the risk management in the purchasing process and decision making, the risk management process still needs further development which requires resources and work. The results show that the case company’s purchasing strategy follows the same principles as discussed in theory.

Tämän tutkielman tavoitteena on tutkia minkälaisia riskejä varaosien ja huoltopalveluiden hankintoihin liittyy, ja miten näitä riskejä voidaan hallita sekä minimoida. Riskejä tutkitaan hankintojen ja toimittajien muodostamien riskien ja riskienhallintakeinojen näkökulmasta. Tutkimusmenetelmänä tässä työssä on laadullinen tapaustutkimus. Työn empiiriseen osaan hankittiin tutkimusaineisto tekemällä 4 teemahaastattelua, jotka tehtiin kohdeyrityksen hankintaosaston työntekijöille. Haastattelujen pohjalta koostettiin kaksi kyselylomaketta, joiden avulla priorisoitiin kohdeyrityksen kohtaamia riskejä sekä etsittiin hankintaprosessin heikkouksia. Työssä esitetään pääriskit, joita yritys haastattelujen ja kyselylomakkeen perusteella kohtaa. Tuloksissa riskien osalta korostui ostajan potentiaalisesti riippuvainen asema suhteessa toimittajiin, riskit liittyen auditointiprosessiin sekä toimitusriskit varaosille. Erityisesti varaosien osalta riskeissä korostui toimitusriski ja tuotteen toimituksen/valmistuksen loppuminen. Markkinoiden ja varatoimittajien käyttö riskienhallintamenetelmänä nousi esiin monien riskien kohdalla. Tämän lisäksi huomioitavaa on, että huolimatta riskienhallinnan sisällyttämisestä hankintaprosessiin ja päätöksentekoon, on riskienhallintaprosessi on vielä vaiheessa, joka vaatii lisää resursseja ja työtä. Kohdeyrityksen hankintojen strategia noudattaa esitettyä teoriaa.