Real estate investors guide for sourcing property management function of facility management service in Finland

Abstract

The objective of this research document is to give a real estate investor, a proper guideline for sourcing the property management function of facility management. The research offers a recommendation for the best course of action according to the gathered research data. To avoid confusion this research includes a definition for both property management and facility management since they are used as a synonym in the literature.

The research was conducted as a single case study where the target population was TOP 30 largest real estate investment companies in 2020, who had Office and Retail assets in their portfolios. The sample unit was an expert in charge of leading the facility management service within the property management function. The research sample was 10 selected companies within the target population and seven from the sample accepted to participate in the research. The data gathering was executed through semi-structured interviews and the analysis was conducted through inductive content analysis.

The theoretical framework of the research divided sourcing strategies into three different approaches: insourcing, hybrid, and outsourcing. In addition, two different theoretical aspects were used to create more insight into the sourcing strategies framework. The first one was the finance strategy and structure of the procuring organization. How does it influence the sourcing strategy? The second one was the business environment. Can the business environment impact the sourcing strategy?

The research found out that according to the presented theoretical framework, the best sourcing strategy for facility management is a hybrid: performance-based & managed services. This indicates that there should be enough skill left within the organization to practice supplier governance. In other words, the service should be outsourced but managed internally. The supplier relationship management should be focusing on a win-win mentality and approach the relationship in a collaborative or partnership mentality.

Tutkimus pyrkii valottamaan kiinteistösijoittajan näkökulmasta sitä, mikä on paras tapa hankkia tekninen kiinteistöjohtamispalvelu. Tutkimus tarjoaa suosituksen parhaaseen hankintastrategiaan. Suositus pohjautuu olemassa olevaan teoriaan ja tässä tutkimuksessa kerättyyn tietoon. Epäselvyyksien välttämiseksi teknisen kiinteistöjohtamisen termi on avattu, koska sitä käytetään kirjallisuudessa synonyymina kiinteistönhoidon ja -ylläpidon kanssa.

Tutkimus toteutettiin yksittäisenä tapaustutkimuksena, jossa populaationa toimi Suomen kiinteistösijoitusmarkkinat. Kohderyhmänä olivat portfolioltaan Suomen 30 suurinta kiinteistösijoitusyhtiötä vuonna 2020. Lisäksi kohderyhmää rajaavaksi tekijäksi muodostui yrityksen portfolion rakenne. Yrityksellä tuli olla salkussa sekä toimistokiinteistöjä että vähittäistavarakaupan kiinteistöjä. Tutkimuksen otanta muodostui kymmenestä kohderyhmän kriteerit täyttävästä yrityksestä. Otannasta seitsemän yritystä osallistui tutkimukseen. Tutkimustiedon kerääminen suoritettiin puolistrukturoituna haastatteluna. Kerätyn tiedon analysointi toteutettiin induktiivisena sisältöanalyysinä.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys jakoi hankintastrategian kolmeen vaihtoehtoon: palvelun sisäistämiseen, hybridistrategiaan ja palvelun ulkoistamiseen. Teoreettista viitekehystä vahvistettiin esittelemällä yrityksen talousstrategian ja -rakenteen vaikutukset palvelun hankintastrategiaan. Tämän lisäksi ulkoisen toimintaympäristön muutosten vaikutukset liitettiin vahvistamaan tutkimuksen teoreettista viitekehystä.

Tutkimuksessa kerättyyn tietoon ja teoreettiseen viitekehykseen pohjautuen parhaaksi hankinta- strategiaksi osoittautui hybridistrategia, jossa päätäntävalta ja tietotaito pidetään organisaation sisällä. Tämän lisäksi operatiivinen työ on jalkautettu ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Toisin sanoen, hybridistrategia, joka on suorituskykyyn pohjautuvaa ulkoistamista, mutta jota johdetaan organisaation sisältä käsin. Tutkimus tunnisti myös sen,että toimittajasuhteen hallinnan tulisi pohjautua yhdessä voittamiseen ja lähestyä palvelun tarjoajaa yhteistyön ja kumppanuuden periaatteella.