Developing pre-execution phase activities to improve ship design projects success
Tuomisto, Teemu (2021)
Diplomityö
Tuomisto, Teemu
2021
School of Energy Systems, Konetekniikka
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021051229789
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021051229789
Tiivistelmä
To be able to offer and execute commercially feasible projects, consulting and engineering companies are highly dependent on the information that is available during the sales phase and finally how the contract is defined. Competition within ship design projects is increasing at a steady pace. The amount of companies having resources from lower cost countries are increasing the price competition while being able to offer significantly lower hour rates. With higher cost resources it is therefore extremely important to be able to ensure that all stones are turned to be able to use the resources for their full potential. The whole project lifecycle and all relevant aspects is rather extensive to cover within this type of research it’s better to evaluate areas of improvement phase by phase. This master’s thesis was done for an company offering ship design services for its customers. The objective was to investigate that within ship design projects, what issues noted during the execution phase, could already be taken into account during the pre-execution phase, to ensure that impact on future projects success would be minimized. The focused area for improvement was the process after the point when the request for quotation was received until the point when contract was signed and project execution was initiated. Marketing activities were not considered. The existing ISO certified management system was first reviewed to understand how the processes guide current way of working. This was followed with a theory review to explain the environment ship design projects are executed within. Four case projects were selected to understand actual way of working. Interviews with key employees and reviewing related project documentation were main qualitative sources for data collection. Based on results it was concluded that short term, tactical objectives are most relevant when evaluating design projects success. Critical topics to be addressed before execution were related to 1) cost calculation, how is it monitored that the basis for calculation does not change during execution 2) scope and guidance definitions, how to ensure that design prerequisites are as assumed and 3) stakeholders, how it is ensured that the actions of critical stakeholders are understood in advance. As a solution it was proposed that there should be a clear process to take the information transfer from sales to execution into account and then the process guidance should be implemented into the existing tools to enable a systematic way to ensure the highlighted issues are taken into consideration during the pre-execution phase. Kaupallisesti kannattavien suunnitteluprojektien toteuttamiseksi, insinööritoimistot ovat erittäin riippuvaisia myyntivaiheen aikana saatavilla olevista tiedoista ja siitä, miten sopimus määritellään. Kilpailu etenkin laivasuunnitteluprojektien saralla kasvaa tasaiseen tahtiin ja yrityksillä on enenevissä määrin käytössään resursseja edullisempien kustannustason maista jolloin he pystyvät tarjoamaan huomattavasti aikaisempaa alhaisempia hintoja, mikä lisää hintakilpailua. Kalliimpia resursseja omaavien yrityksien on näin ollen erittäin tärkeää pystyä varmistamaan, että kaikki kivet on käännetty, jotta resursseja voidaan käyttää täydessä potentiaalissa. Projektin elinkaari ja siihen olennaisesti liittyvät mahdolliset ongelmakohdat, on hyvin laaja kokonaisuus yhdessä tutkimuksessa käsiteltäväksi joten on parempi arvioida parannuskohteita vaihe vaiheelta. Diplomityö tehtiin yritykselle, joka tarjoaa asiakkailleen laivasuunnittelupalveluita. Tavoitteena oli tutkia, että mitä mahdollisia haasteita havaittaisiin projektien toteutusvaiheessa ja mitä havaituista haasteista voitaisiin mahdollisesti ottaa paremmin huomioon jo toteutusta edeltävässä vaiheessa. Tutkimusalueeksi kohdennettiin prosessi sen jälkeen, kun tarjouspyyntö on vastaanotettu siihen asti, kun sopimus on allekirjoitettu ja siirrytty projektin toteutuksen käynnistämiseen. Markkinointia ei sisällytetty tutkimuksen piiriin. Nykyistä ISO-sertifioitua johtamisjärjestelmää tarkasteltiin, jotta ymmärrettiin, miten prosessit nykyisellään ohjasivat työn tekemistä. Tätä seurasi teoriakatsaus, jossa selvitettiin toimintaympäristö missä laivasuunnitteluprojekteja toteutetaan. Lisäksi neljän case-projektin avainhenkilöiden haastattelut ja niihin liittyvän projektidokumentaation tarkastelu olivat keskeisiä laadullisen tiedonkeruun lähteitä. Tulosten perusteella voitiin päätellä, että lyhyen aikavälin taktiset tavoitteet ovat oleellisia mittareita suunnitteluprojektien onnistumisen arvioinnissa. Kriittiset aiheet, joita voitaisiin käsitellä paremmin jo ennen toteutusta, liittyivät 1) kustannusten laskentaan, miten seurataan, että laskentaperuste ei muutu toteutuksen aikana 2) sopimusmäärittelyt, miten varmistetaan suunnittelun edellytykset myynnissä oletetulla tavalla ja 3) sidosryhmät, miten varmistetaan, että kriittisten sidosryhmien toimet ymmärretään etukäteen. Tuloksien perusteella ehdotettiin, että olisi oltava selkeä prosessi, jossa otetaan huomioon tiedonsiirto myynnistä toteutukseen, ja lisäksi prosessin ohjaus olisi integroitava nykyiseen CRM järjestelmään siten, että voidaan varmistaa, että korostetut asiat saavat riittävän huomion toteutusta edeltävässä vaiheessa.