Projekteista opitun tiedon tehokkaampi kerääminen, siirtäminen ja hyödyntäminen toimitilarakentamisessa : tapaus YIT Suomi Oy
Kuvaja, Joni (2021)
Diplomityö
Kuvaja, Joni
2021
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021052431357
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021052431357
Tiivistelmä
Projektiorganisaatioissa yrityksen tieto, kyvyt ja resurssit rakentuvat projektien toteuttamisen kautta ja projektit ovat niissä usein päätapa toiminnan suorittamiselle. Tehokkaiden tiedonsiirron toimintatapojen luominen yritykseen on avainasemassa, jotta tieto pystytään keräämään, jakamaan ja sitä pystytään käyttämään myös projektitiimin hajoamisen jälkeen. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää edellytykset sille, kuinka projekteista opittu tieto pystytään hyödyntämään tehokkaammin ja saattamaan se osaksi yrityksen toimintaa tapausyritys YIT Suomi Oy:n Toimitilarakentamisen divisioonassa. Tutkimuksen tavoitteeseen pyrittiin neljän tutkimuskysymyksen avulla, joilla selvitettiin sitä, miten projekteista opittua tietoa kerätään, tallennetaan, siirretään ja hyödynnetään rakennusalan yrityksissä toimitilarakentamisessa, mitä ongelmia tässä voidaan tunnistaa, miten tämä voitaisiin suorittaa tehokkaammin ja kuinka siihen luodaan edellytykset. Tutkimusta varten haastateltiin kahdeksaa toimihenkilöä YIT Suomi Oy:stä. Tutkimusaineiston analyysin pohjalta muodostettiin perusedellytykset ja toimenpide-ehdotukset, joiden avulla on mahdollista tehostaa projekteista opitun tiedon siirtämistä tapausorganisaatiossa.
Tehokkaan tiedonsiirron aikaansaamiseksi rakennusalan projektiorganisaatiossa toimitilarakentamisessa on otettava huomioon organisaatioympäristöön, prosessiin, kulttuuriin, motivaatioon, tiedon keräämisen ja tallentamisen tapoihin sekä ihmisiin ja osaamiseen liittyviä tekijöitä. Tekijöiden muodostamien tiedonsiirron esteiden ja edellytysten ilmeneminen eri organisaatioissa voi vaihdella hanketyypin sekä organisaation koon ja maantieteellisen hajaantuneisuuden mukaan. Tapausorganisaation nykytilanteesta tunnistettiin seuraavia esteitä tiedon siirtymiselle; tiedonsiirron prosessin puuttuu, tieto on tallennettu sellaiseen muotoon, että se ei ole hyödynnettävissä, tieto on vaikeasti löydettävissä tai kerättyä tietoa ei ole tallennettu lainkaan kirjalliseen muotoon. Lisäksi havaittiin, että tietoa ei tallenneta riittävän usein, jonka vuoksi tiedon laatu voi kärsiä tai opittu tieto unohdetaan. Edellytyksenä tiedonsiirron tehostamiselle pääteltiin olemassa oleviin esteisiin reagoimisen lisäksi olevan toimintatapojen käyttöönoton varmistaminen sekä nykyisten ja uusien tehokkaiden tiedonsiirtomenetelmien kehittäminen. In project-based organizations the knowledge, capabilities and resources of the firm are built up through the execution of projects. In order to gather, share ad utilize the project knowledge also after the disbanding of the project team, it is crucial to create efficient procedures for the organization to transfer knowledge. The goal of this research was to find out enablers for utilizing knowledge learned in projects more effectively and to assimilate it as a part of activities in the case organization YIT Suomi Ltd.’s Business Premises division. The goal of this research was pursued with the help of four research questions through which was studied how knowledge is gathered, documented, transferred and utilized in business premises construction, what problems can there be identified, how can the process be executed more effectively and what are the enablers for that. Eight YIT employees were interviewed for the research. Based on the analysis of the research, basic enablers, and suggested actions for a more effective knowledge transfer in the case organization were presented.
To achieve effective knowledge transfer in construction organization’s business premises construction division, the organization must consider factors concerning the organization environment, process, culture, motivation, knowledge gathering and documentation mechanisms, people, and know-how. The appearance of the barriers and enablers to knowledge transfer formed by these factors can vary based on the project type as well as the size and geographical dispersion of the organization. Barriers to knowledge transfer identified from the present state of the organization were the lack of a process for knowledge transfer, insufficient form of documentation, knowledge is not easily found, or the knowledge gathered is not documented at all. Additionally, it appeared that the knowledge is not gathered and documented often enough which can result in the inferior quality of the knowledge or it to be forgotten. The enabler for more efficient knowledge transfer, in addition to reacting to the identified barriers, was concluded to be securing the implementation of the process and the development of both present and new effective knowledge sharing mechanisms in YIT Suomi Ltd.
Tehokkaan tiedonsiirron aikaansaamiseksi rakennusalan projektiorganisaatiossa toimitilarakentamisessa on otettava huomioon organisaatioympäristöön, prosessiin, kulttuuriin, motivaatioon, tiedon keräämisen ja tallentamisen tapoihin sekä ihmisiin ja osaamiseen liittyviä tekijöitä. Tekijöiden muodostamien tiedonsiirron esteiden ja edellytysten ilmeneminen eri organisaatioissa voi vaihdella hanketyypin sekä organisaation koon ja maantieteellisen hajaantuneisuuden mukaan. Tapausorganisaation nykytilanteesta tunnistettiin seuraavia esteitä tiedon siirtymiselle; tiedonsiirron prosessin puuttuu, tieto on tallennettu sellaiseen muotoon, että se ei ole hyödynnettävissä, tieto on vaikeasti löydettävissä tai kerättyä tietoa ei ole tallennettu lainkaan kirjalliseen muotoon. Lisäksi havaittiin, että tietoa ei tallenneta riittävän usein, jonka vuoksi tiedon laatu voi kärsiä tai opittu tieto unohdetaan. Edellytyksenä tiedonsiirron tehostamiselle pääteltiin olemassa oleviin esteisiin reagoimisen lisäksi olevan toimintatapojen käyttöönoton varmistaminen sekä nykyisten ja uusien tehokkaiden tiedonsiirtomenetelmien kehittäminen.
To achieve effective knowledge transfer in construction organization’s business premises construction division, the organization must consider factors concerning the organization environment, process, culture, motivation, knowledge gathering and documentation mechanisms, people, and know-how. The appearance of the barriers and enablers to knowledge transfer formed by these factors can vary based on the project type as well as the size and geographical dispersion of the organization. Barriers to knowledge transfer identified from the present state of the organization were the lack of a process for knowledge transfer, insufficient form of documentation, knowledge is not easily found, or the knowledge gathered is not documented at all. Additionally, it appeared that the knowledge is not gathered and documented often enough which can result in the inferior quality of the knowledge or it to be forgotten. The enabler for more efficient knowledge transfer, in addition to reacting to the identified barriers, was concluded to be securing the implementation of the process and the development of both present and new effective knowledge sharing mechanisms in YIT Suomi Ltd.