Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ja hankintatyökalun kehitys : case Varte Yhtiöt

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat yksiä yritysten tämän päivän kalleimmista IT- investoinneista, mutta samalla monella toimialla lähes välttämättömiä hankintoja kilpailukyvyn säilyttämiseksi. Toiminnanohjausjärjestelmätoimittajan valinnalla on kriittinen vaikutus siihen, että halutut edut onnistutaan saavuttamaan. Verkkopohjaiset toiminnanohjausjärjestelmät sisältävät usein hankintatoimintaa tehostavia toimintoja, jotka esimerkiksi parantavat toimittajahallintaa.

Tämä tutkielma toteutettiin laadullisena case- tutkimuksena toimeksiantajayritykselle, joka on vuosien 2020 ja 2021 aikana ottanut käyttöön uuden toiminnanohjausjärjestelmän. Aineistoa kerättiin toteuttamalla tutkimushaastatteluja yrityksen hankintaa tekevän henkilöstön kanssa, sekä itse havainnoimalla työsuhteen kautta. Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää yrityksen hankintatoiminnan näkökulmasta, miten käyttöönotossa on onnistuttu, ja mitkä ovat olleet prosessin aikana huomioituja menestystekijöitä ja haasteita. Viimeisenä tavoitteena oli selvittää, mitkä ovat seuraavia askeleita, joita yrityksen uuden hankintatyökalun kehityksessä tulisi ottaa. Tutkimuksen aikana tuli ilmi, että uuden järjestelmän käyttöönotossa on onnistuttu melko hyvin, mutta myös haasteita on kohdattu. Jotta kaikki uuden järjestelmän edut pystytään hyödyntämään, on erityisen tärkeää, että koko organisaatio on samoilla linjoilla siitä, miten prosesi seuraavaksi etenee.

ERP- systems are nowadays one of the companies´most expensive IT- investments, but at the same time, they are almost a necessity for companies to maintain their competitiveness on the market. The selection of an ERP- system has a critical affect on reaching the benefits desired. Web- based ERP- systems often include functions which intensify procurement and for example supplier management.

This thesis was carried out as a qualitative case study for a case company, which has introduced a new ERP system during 2020 and 2021. The data was collected by conductinf research interviews with the company´s procurement staff, and also by observing myself during my work. The aim of this study was to find out from the perspective of the perspective of the company´s procurement functions, how the implementation has been carried out, and what have been the success factors and challenges during the process. The final goal was to find out what could be the next steps that could be taken in the development process of the company´s new procurement tool. The study showed that the introduction of a new system has been quite succesfull, but some challenges have also been encountered. In order to reach all the possible benefits of the new system, it is particulary important that the entire organization is on the same page about how the process proceeds next.