Effects of intelligent process automation implementation on used time and manual work in finnish accounting software

Abstract

Robotic Process Automation and AI are rapidly changing the everyday tasks of accounting and financial management, advancing the long process of the transformation from pen and paper to digital processes, to a whole new and accelerated level. This thesis studies the effects of an Intelligent Process Automation (IPA) implementation on the usage of Finnish accounting software through a case study.

The research was conducted as a single quantitative study, that consists of analyzing secondary, partly compiled data, collected by the case company of the usage records of their software. Literature suggests that the most suitable processes for RPA and AI would be repetitive, rule-based, and time-consuming. Therefore, the data was categorized into accounting processes to see which ones are the most time-consuming and take the most manual labor overall. For analysis of the effects of the case company IPA implementation, variables of time spent per voucher and records made per voucher were constructed. The differences in these variables were analyzed between the time points before implementing the solution (Q1/2020) and after the first three months of implementing it (Q1/2021).

The results show that the most labor-heavy and time-consuming processes are purchase-to-pay and general bookkeeping, followed by order-to-cash. From the automated processes in this case study, the bank statement handling had relatively more benefits from the automation than the pay-to-purchase process. The results did not indicate the case company’s IPA implementation generating on average significant time-savings or reduced manual labor suggested by the previous research, in the pilot phase of the first three months, for the sample group. There were high variations in the effects, with some customers gaining notable benefits, whereas for others the implementation did not yet yield savings.

Ohjelmistorobotiikka ja älykäs automaatio ovat nopealla tahdilla muuttamassa taloushallinnan ja kirjanpidon arjen työtehtäviä, nostaen jo pitkään käynnissä ollutta alan digitalisaatiota ja sähköistämistä edelleen uudelle tasolle. Tämä opinnäytetyö tutkii tapaustutkimuksena älykkään automaatioratkaisun vaikutuksia suomalaisen taloushallinnon ohjelmiston käyttöön.

Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisena tutkimuksena, jonka aineisto koostui case-yrityksen loppuasiakkaiden taloushallinnon ohjelmiston käyttödatasta. Aiemman kirjallisuuden perusteella toistuvat, säännönmukaiset ja aikaavievät prosessit sopivat parhaiten automatisoitaviksi ohjelmistorobotiikalla. Tämän perusteella yrityksen keräämä ja osittain koostama aineisto kategorisoitiin eri taloushallinnon prosesseihin, joiden perusteella pystyttiin tunnistamaan eniten aikaavievät sekä eniten manuaalista työtä vaativat prosessit. Älykkään automaatiototeutuksen vaikutusten arviointiin luotiin muuttujat käytetty aika per tosite, sekä tapauhtumat per tosite. Näiden muuttujien muutosta tutkittiin ajalta ennen älykkään automaation käyttöä (Q1/2020) ja sen ensimmäisten käyttökuukausien (Q1/2021) välillä.

Tulosten perusteella eniten aikaa vievät ja manuaalista työtä aiheuttavat prosessit olivat ostolaskujen käsittely ja kirjanpito. Case-tapauksen kahdesta automatisoiduista prosessista tiliotteiden käsittely hyötyi suhteessa enemmän automaatiosta kuin ostolaskujen käsittely. Tulosten mukaan case-yrityksen IPA-toteutus ei tuonut pilottivaiheen ensimmäisen kolmen kuukauden aikana kirjallisuuden perusteella odotettavissa olevia hyötyjä ajan ja manuaalisen työn säästämisessä. Testiryhmän jäsenten tulosten välillä oli suurta vaihtuvuutta, osan saadessa huomattavia hyötyjä IPA-toteutuksesta, kun taas osalla työn tai ajan säästöjä ei vielä toteutunut.