Developing engineering phase scheduling of production plant projects

Abstract

Production plant delivery project starts with the engineering phase. This phase is crucial for successful project execution. Too tight a schedule or poor planning with limited resources or competence leads to underperformance and errors in design. These can cause major losses in profit and occur as a root cause for accidents and even loss of lives.

This study aimed to define and discover development areas in the case company’s engineering scheduling process. In addition to that, this study also included a definition of the existing process. To reach the research objectives, a qualitative research method was applied alongside with literature review.

Expert interviews played a major role in this study. Interviews were conducted as semi-structured. The interviews were based on three main themes: “project schedule”, “engineering scheduling process in projects”, and “efficient project scheduling in engineering point-of-view”. The interviews were performed one person at a time. Interview results were discussed in a group meeting with interviewees, where the importance and relevance of each raised topic were also debated. Topics raised in interviews were scored based on the interview results and group discussions. The topics which gained the most scores were highlighted as the most important development topics.

Relevant development topics were identified under each theme. Initial data demands for engineering, standard templates for scheduling, and internal relations in project schedules were identified as the most important development topics. It was noticed that a more detailed project schedule should be created well ahead in the project sales phase. In addition, the expertise of scheduling persons and active internal communication in the company are critical factors when trying to achieve outstanding results in projects.

This study succeeded in answering the presented research objectives. Future research is preferred for implementing these research results to the engineering scheduling process in the case company.

Tuotantolaitoksen toimitusprojekti alkaa suunnitteluvaiheella. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä onnistuneelle projektitoteutukselle. Liian kireä aikataulu tai huonolaatuinen suunnittelu rajallisilla resursseilla tai osaamisella johtaa huonoon suorituskykyyn ja virheisiin. Nämä virheet voivat aiheuttaa suuria taloudellisia menetyksiä. Suunnitteluvirheistä saattaa lisäksi seurata tapaturmia ja jopa vakavia onnettomuuksia.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli kehittää projektien suunnitteluvaiheen aikataulutusprosessia case-yrityksessä. Lisäksi tutkimuksessa määriteltiin nykyinen aikataulutusprosessi. Tutkimustavoitteiden saavuttamiseksi sovellettiin kirjallisuuskatsauksen ohella kvalitatiivista tutkimusmenetelmää.

Asiantuntijahaastatteluilla oli tärkeä rooli tässä tutkimuksessa. Haastattelut suoritettiin puolistrukturoituina. Haastattelut perustuivat kolmeen pääteemaan: "projektiaikataulu", "suunnittelun aikataulutusprosessi projekteissa" ja "tehokas projektin aikataulutus suunnittelun näkökulmasta". Haastattelut tehtiin yksi henkilö kerrallaan. Haastattelun tuloksia käsiteltiin haastateltavien kanssa ryhmäkokouksessa, jossa keskusteltiin myös jokaisen esille nostetun aiheen tärkeydestä ja merkityksellisyydestä. Haastatteluissa esiin nousseet aiheet pisteytettiin haastattelutulosten ja ryhmäkeskustelujen perusteella. Eniten pisteitä saaneet aiheet korostettiin tärkeimpinä kehityskohteina.

Jokaisen valitun teeman kohdalla tunnistettiin kehityskohteita. Suunnittelun lähtötietovaatimukset, aikataulutuksen standardimallit ja sisäiset riippuvuudet projektiaikatauluissa tunnistettiin tärkeimmiksi kehityskohteiksi. Tuloksissa tuli myös esiin, että yksityiskohtaisempi projektiaikataulu olisi luotava hyvissä ajoin eli jo projektin myyntivaiheessa. Lisäksi aikataulutukseen osallistuvien henkilöiden asiantuntemus ja aktiivinen sisäinen viestintä yrityksessä ovat kriittisiä tekijöitä tavoiteltaessa erinomaisia tuloksia projekteissa.

Tämä tutkimus onnistui vastaamaan esitettyihin tutkimustavoitteisiin. Jatkotutkimus on suositeltavaa, jotta tässä tutkimuksessa esiin nousseet kehityskohteet saadaan jalkautettua suunnittelun aikataulutusprosessiin case-yrityksessä.