Introducing XBRL to case company’s annual financial reporting process

Abstract

Digitalization and technology have shaped the accounting field. These have also impacted financial reporting. Initially, from 2020 annual financial reports, listed companies in the European Union (EU) were required to report their annual financial reports in a European Single Electronic Format (ESEF) and tag the financial statements using eXtensible Business Reporting Language (XBRL). The change impacted the way listed companies communicate their financial information but also enables automation of the reporting process in the reporting companies.

This thesis aimed to research how the ESEF reporting is implemented in a Finnish listed company and understand the impact of the new requirements on the financial reporting process. The research method used in the thesis was qualitative research method and the data was collected with semi-structured theme interviews and from XBRL and ESEF meeting notes. Six people participated in the research. Three of the interviewees were working at the case company, two were service providers and one was the assurance provider for the ESEF report. All the interviewees were involved with the case company’s ESEF reporting process.

According to the research findings, XBRL tool was acquired to fulfill the regulatory requirements while automating the external reporting process. The case company selected medium adoption level which enabled the change in the reporting process. The XBRL tool had streamlined and eliminated redundant steps in the reporting process. The tagging processes was outsourced to a service provider for cost-efficiency reasons and to access the expertise. However, even though the tagging process was outsourced, the reviewing of the tag was essential. The review required understanding of ESEF taxonomy and some knowledge of the tagging process. The voluntary assurance on the ESEF report was acquired and it was found beneficial because of the uncertainty related to the first-time adoption. Findings indicate that the practical instructions regarding ESEF are limited, and the interpretation of the mandate depended on the preparer.

Digitalisaatio ja teknologia ovat muokanneet laskentatoimen alaa. Nämä ovat vaikuttaneet myös taloudelliseen raportointiin. Alun perin vuodesta 2020 alkaen vuotuisista tilinpäätöksistä Euroopan Unionin (EU) pörssiyhtiöiden täytyi raportoida vuosikertomuksensa European Single Electronic Format (ESEF) -vaatimusten mukaisesti ja merkitä tilinpäätös eXtensible Business Reporting Language (XBRL) -raportointikielellä. Muutos vaikutti tapaan, jolla pörssiyhtiöt välittävät taloustietonsa, mutta mahdollistaa myös raportointiprosessin automatisoinnin raportoivissa yrityksissä.

Tämän tutkielman tarkoituksena oli tutkia, miten ESEF-raportointi toteutetaan suomalaisessa pörssiyhtiössä, sekä ymmärtää uusien vaatimusten vaikutukset taloudelliseen raportointiprosessiin. Tutkielmassa käytetty tutkimusmenetelmä oli kvalitatiivinen tutkimusmenetelmä, ja tiedot kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla sekä XBRL: n ja ESEF: n kokousmuistioista. Kuusi henkilöä osallistui tutkimukseen. Kolme haastateltavaa työskenteli tapausyrityksessä, kaksi palveluntarjoajalla ja yksi ESEF:n varmennuksen antajana. Kaikki haastateltavat olivat mukana tapausyrityksen ESEF:n raportointiprosessissa.

Tutkimustulosten mukaan XBRL-työkalu hankittiin täyttämään lakisääteiset vaatimukset ja samalla automatisoimaan ulkoinen raportointiprosessi. Tapausyritys valitsi keskitason käyttöönottotason, joka mahdollisti muutoksen raportointiprosessissa. XBRL-työkalu oli yksinkertaistanut ja poistanut tarpeettomia vaiheita raportointiprosessissa. Tunnisteiden merkintäprosessit ulkoistettiin palveluntarjoajalle kustannustehokkuussyistä sekä asiantuntemuksen vuoksi. Vaikka merkintäprosessi oli ulkoistettu, merkintöjen tarkistus oli välttämätöntä. Tarkastaminen vaati ymmärrystä ESEF-taksonomiasta sekä jonkin verran tietoa merkintäprosessista. ESEF-raportille hankittiin vapaaehtoinen varmennus, ja se todettiin hyödylliseksi ensimmäiseen käyttöönottoon liittyvän epävarmuuden vuoksi. Tulokset osoittavat, että ESEF:ä koskevat käytännön ohjeet ovat vähäiset, ja mandaatin tulkinta riippui valmistelijasta.