Management of responsible procurement in public organization

Abstract

The aim of the thesis is to clarify how social and environmental procurement can be managed in a public organization. The aim is to clarify concrete means of how public organization could better manage responsibility in their procurement. In addition, the goal is to find out benefits and challenges that come out of acting responsible and also to clarify how responsibility can be better measured in a public organization.

The research was conducted as a qualitative case study by interviewing seven people. Part of the interviewees work in a managerial position in the case company and part in the responsibility specialist position. In addition to the interviews, additional material collected from the case company was used. It included information about how widely and in which tender’s responsibility criteria are used.

As a result of the study, it can be said that a company needs to have enough resources, responsible values and a strategy that leans on responsibility so that responsible management can be possible. In addition, understanding of legislation is needed. The most important benefits found from the study were cost reductions and environmental and social benefits. The most central challenges were limited working time for implementing responsibility and the fact that suppliers do not have understanding about responsibility. Instead, a responsible measuring system should be simple, understandable, and easy to track.

Tutkielman tavoitteena on selvittää miten sosiaalisia ja ympäristöllisiä hankintoja voidaan johtaa julkisessa organisaatiossa. Tavoitteena on löytää konkreettisia keinoja siihen, miten julkinen organisaatio voisi paremmin johtaa vastuullisuutta hankinnoissaan. Lisäksi tavoitteena on löytää vastuullisesta toiminnasta kumpuavat hyödyt sekä haasteet ja selvittää miten vastuullisuutta voitaisiin paremmin mitata julkisessa organisaatiossa.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena haastattelemalla seitsemää henkilöä. Osa haastateltavista työskentelee johtotehtävissä kohdeyrityksessä ja osa taas työskentelee vastuullisuuden asiantuntijatehtävissä. Haastattelujen lisäksi aineistona käytettiin kohdeyrityksestä kerättyä tietoa, siitä kuinka paljon ja missä kilpailutuksissa on käytetty vastuullisuuskriteerejä.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että yrityksellä on oltava riittävästi resursseja, vastuullisia arvoja ja vastuullisuutta tukeva strategia, jotta vastuullinen johtaminen olisi mahdollista. Lisäksi tarvitaan lainsäädännön tuntemusta. Tutkimuksesta kumpuavia tärkeimpiä hyötyjä olivat kustannusten alentaminen ja ympäristölliset ja sosiaaliset hyödyt. Keskeisimpiä haasteita taas olivat rajallinen työaika vastuullisuuden implementointiin sekä se, ettei toimittajalla ole riittävästi ymmärrystä vastuullisuudesta. Vastuullisen mittausjärjestelmän sen sijaan on oltava yksinkertainen, ymmärrettävä ja helposti mitattava.