Toimitusketjun informaation jakamisen kehittäminen S&OP- ja S&OE-prosesseissa case UPM Plywood

Abstract

Business planning can be divided into three different sections: strategic, tactical and operational planning. Sales and Operations Planning (S&OP) position is under tactical planning and aim to balance demand and production plans into line with strategic plans. Sales and Operations Execution (S&OE) position is in the middle between tactical and operational planning, where it seeks to combine tactical plans for implementation at the operational level, balancing with shorter-term supply and demand. The importance of information and knowledge in the operations of companies from the raw material to the finished product plays a significant role. As the number of information and information channels increases, the importance of essential information and the effective use of the right types of channels is crucial for companies to operate. The target company uses S&OP and S&OE processes. The supply chain of the target company wanted to find out what information is moving in the processes and how they are built at different stages of the process. Finally, it was given development suggestions for process development, considering information sharing.

The case company's processes were opened from point to point and found to be almost in line with the theory and to function at a good level. Based on the processes describing the current situation and the unpublished preliminary data study carried out for the target company before this work, development proposals were built for the development of the processes and the sharing of information in them. The feasibility study included problem areas for information sharing on three topics: communication channels, communication strategy and practices, and the separation of communication between S&OP and S&OE processes.

With the help of process descriptions and development targets, a separate entity was built under both processes into development ideas, which the target company would be able to develop and star using in the long term. In the S&OP process, development targets that improved the quality and quantity of information were key factors, such as managing a large amount of information in the future, reducing manual work, and the wider distribution of sales plans in the company. In the S&OE process, the simplification of the management of orders exceeding sales plans by means of a customer relationship management system and the utilization of the systems used in the S&OP process in shorter-term planning were the most important development proposals.

Liiketoiminnan suunnittelu voidaan jakaa kolmeen eri osuuteen: strategiseen-, taktiseen- ja operatiiviseen suunnitteluun. Sales and Operations Planning (S&OP) sijoittuu taktisen suunnittelun alle pyrkien saamaan kysyntä- ja tuotantosuunnitelmat kohtaamaan strategisten suunnitelmien kanssa. Sales and Operations Execution (S&OE) sijoittuu taktisen ja operatiivisen suunnittelun välimaastoon, jossa se pyrkii yhdistämään taktiset suunnitelmat toteutettavaksi operatiivisella tasolla tasapainotellen lyhyemmän aikavälin kysynnän ja tarjonnan kanssa. Informaation ja tiedon merkitys yritysten toiminnassa aina raaka-aineesta valmiiseen tuotteeseen asiakkaalle saakka on merkittävä rooli. Tiedon ja informaatiokanavien määrän lisääntyessä oleellisen tiedon sekä oikeanlaisten kanavien tehokkaan käytön merkitys on yritysten toiminnassa oleellista. Tämän työn kohdeyrityksessä on käytössä S&OP- ja S&OE-prosessit. Kohdeyrityksen toimitusketju halusi selvittää mitä tietoja prosesseissa liikkuu ja miten ne rakentuvat prosessin erivaiheissa. Lopuksi sille annettiin kehitysehdotuksia prosessien kehittämiseen informaation jakaminen huomioiden.

Kohdeyrityksen prosessit avattiin kohtakohdalta ja havaittiin niiden olevan lähes teorian mukaiset ja toimivan hyvällä tasolla. Nykytilaa kuvaavien prossien sekä ennen tätä työtä kohdeyritykseen tehdyn julkaisemattoman esitietotutkimuksen perusteella rakennettiin kehitysehdotuksia prosessien kehittämiselle ja informaation jakamiselle niissä. Esitietotutkimus sisälsi informaation jakamisen ongelmakohtia kolmesta aihealueesta: viestintäkanavat, viestintästrategia ja toimintatavat sekä S&OP- ja S&OE-prosessien viestinnän erottamiseen.

Prosessikuvauksien ja kehityskohteiden avulla kehitysideoiksi rakentui molempien prosessien alle oma kokonaisuus, joita kohdeyrityksen olisi mahdollista kehittää pitkällä aikavälillä. S&OP-prosessissa tiedon laadun ja määrää parantavat kehityskohteet olivat keskeisiä, kuten suuren tietomäärän hallinta tulevaisuudessa vähentäen käsin tehtävää työtä sekä myyntisuunnitelmien laajempi jakaminen yrityksessä. S&OE-prosessissa myyntisuunnitelmien ylittävien tilausten hallinnan yksinkertaistaminen asiakkuudenhallintajärjestelmän avulla sekä S&OP-prosessissa käytettävien järjestelmien hyödyntäminen lyhyemmän aikavälin suunnittelussa olivat keskeisimpiä kehitysehdotuksia.