Implementing automated procure-to-pay : organizational change and organization design
Peltomaa, Teemu (2021)
Pro gradu -tutkielma
Peltomaa, Teemu
2021
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021062239367
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021062239367
Tiivistelmä
With the development of technology, more and more companies are acquiring e-procurement systems that are used for indirect procurement and electronic processing of purchase invoices. Automation of the procure-to-pay (P2P) process aims to improve the company's financial efficiency, e.g. reducing the transaction costs of the company’s procurement activities. Implementation of an automated P2P system causes organizational changes in the company, especially in the procurement and finance department (accounts payable). The aim of this study is to find out what these organizational changes usually are. Another aim is to examine needs for development of indirect procurement in the case company (Company X).
The study is performed as a qualitative case study, which includes two separate data collection phases; external and internal. The external data collection is carried out through semi-structured interviews. The interviewees represent companies that have implemented a purchase-to-pay system. Internal data collection is carried out as an internal online survey in the case company.
The research results show that the procurement and finance departments become closer due to P2P automation but boundaries of the departments remain the same. The activities of the both departments become increasingly professional and their work tasks become more technical and complex. As a result, the company needs a new kind of skills, which creates new tasks and positions in the organization. The role of the procurement department in the procure-to-pay process is emphasized and the procurement department usually receives more resources during P2P implementation. The accounts payable department will go through reductions as a result of P2P automation.
The research results also show that Company X should pay particular attention to issues related to supplier relationship management of indirect procurement in connection with the procure-to-pay system implementation project. The special expertise of the procurement department can be utilized in indirect procurement across the company, for example in the search for new suppliers, contract negotiations and contract management. Teknologian kehittymisen myötä yhä useammat yritykset hankkivat sähköisen hankinnan järjestelmiä, joita käytetään epäsuorien hankintojen tekemiseen ja ostolaskujen sähköiseen käsittelyyn. Hankinnasta-maksuun -prosessin automatisoinnilla pyritään parantamaan yrityksen taloudellista tehokkuutta mm. vähentämällä yrityksen hankintatoiminnasta aiheutuvia transaktiokustannuksia. Automatisoidun järjestelmän implementointi aiheuttaa yrityksessä organisaatiomuutoksia erityisesti hankintaosastolla ja talousosastolla (ostolaskuosasto). Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää millaisia nämä muutokset yleensä ovat. Tavoitteena on myös tutkia, millaisia epäsuoran hankinnan kehitystarpeita tapausyritys X:n organisaatiosta löytyy.
Tutkimus toteutetaan laadullisena tapaustutkimuksena, johon sisältyy kaksi erillistä aineistonkeruuvaihetta; ulkoinen ja sisäinen. Ulkoinen tiedonkeruu toteutetaan puolistrukturoitujen haastattelujen avulla. Haastateltavat edustavat yrityksiä, jotka ovat implementoineet hankinnasta-laskuun -järjestelmän. Sisäinen tiedonkeruu toteutetaan tapausyrityksen sisäisenä kyselynä.
Tutkimustulokset osoittavat, että automaation seurauksena hankinta- ja talousosasto lähenevät toisiaan, mutta osastojen rajat pysyvät ennallaan. Osastojen toiminta muuttuu yhä ammattimaisemmaksi ja niiden työtehtävät muuttuvat teknisemmiksi ja monimutkaisemmiksi. Tästä johtuen yritykseen tarvitaan uudenlaista osaamista, mikä synnyttää uusia tehtäviä organisaatiossa. Hankintaosaston rooli hankinnasta-maksuun -prosessissa korostuu ja osasto saa yleensä lisää resursseja. Ostolaskuosastolta vähennetään henkilöstöä automatisoinnin seurauksena.
Tutkimustulokset osoittavat myös, että Yritys X:n tulee huomioida erityisesti epäsuoran hankinnan toimittajasuhdehallintaan liittyviä asioita hankinnasta-maksuun järjestelmän implementointiprojektiin liittyen. Hankintaosaston erityisosaamista voidaan hyödyntää eri puolilla yritystä tapahtuvassa epäsuorassa hankinnassa, esim. uusien toimittajien etsimisessä, sopimusneuvotteluissa ja sopimushallintaan liittyen.
The study is performed as a qualitative case study, which includes two separate data collection phases; external and internal. The external data collection is carried out through semi-structured interviews. The interviewees represent companies that have implemented a purchase-to-pay system. Internal data collection is carried out as an internal online survey in the case company.
The research results show that the procurement and finance departments become closer due to P2P automation but boundaries of the departments remain the same. The activities of the both departments become increasingly professional and their work tasks become more technical and complex. As a result, the company needs a new kind of skills, which creates new tasks and positions in the organization. The role of the procurement department in the procure-to-pay process is emphasized and the procurement department usually receives more resources during P2P implementation. The accounts payable department will go through reductions as a result of P2P automation.
The research results also show that Company X should pay particular attention to issues related to supplier relationship management of indirect procurement in connection with the procure-to-pay system implementation project. The special expertise of the procurement department can be utilized in indirect procurement across the company, for example in the search for new suppliers, contract negotiations and contract management.
Tutkimus toteutetaan laadullisena tapaustutkimuksena, johon sisältyy kaksi erillistä aineistonkeruuvaihetta; ulkoinen ja sisäinen. Ulkoinen tiedonkeruu toteutetaan puolistrukturoitujen haastattelujen avulla. Haastateltavat edustavat yrityksiä, jotka ovat implementoineet hankinnasta-laskuun -järjestelmän. Sisäinen tiedonkeruu toteutetaan tapausyrityksen sisäisenä kyselynä.
Tutkimustulokset osoittavat, että automaation seurauksena hankinta- ja talousosasto lähenevät toisiaan, mutta osastojen rajat pysyvät ennallaan. Osastojen toiminta muuttuu yhä ammattimaisemmaksi ja niiden työtehtävät muuttuvat teknisemmiksi ja monimutkaisemmiksi. Tästä johtuen yritykseen tarvitaan uudenlaista osaamista, mikä synnyttää uusia tehtäviä organisaatiossa. Hankintaosaston rooli hankinnasta-maksuun -prosessissa korostuu ja osasto saa yleensä lisää resursseja. Ostolaskuosastolta vähennetään henkilöstöä automatisoinnin seurauksena.
Tutkimustulokset osoittavat myös, että Yritys X:n tulee huomioida erityisesti epäsuoran hankinnan toimittajasuhdehallintaan liittyviä asioita hankinnasta-maksuun järjestelmän implementointiprojektiin liittyen. Hankintaosaston erityisosaamista voidaan hyödyntää eri puolilla yritystä tapahtuvassa epäsuorassa hankinnassa, esim. uusien toimittajien etsimisessä, sopimusneuvotteluissa ja sopimushallintaan liittyen.