Creating proactive planning approach to ensure optimal material availability in a hospital context

Abstract

The healthcare sector in Finland has faced challenges in the past few years. The unstable negotiations of SOTE and a global pandemic have really put a strain to the healthcare operators. Both of these events have had a prominent impact on materials management in hospitals. This particular thesis is investigating, how to create more proactive approach considering product availability in a healthcare setting. Product criticality arises to be one of the major themes throughout of the thesis. Product criticality is defined as criticality to patient care and ensuring uninterrupted organisational processes e.g. medical procedures.

Case study is conducted in corporation with a large healthcare provider. Research data consists of semi-structured interviews from a focus group consisting of medical professionals as well as administrative staff. The themes vary from interorganisational cooperation and criticality assessment to supply chain operations. In addition, product information such as delivery time, price, order quantity was used to create a tool for further utilisation. As a result, a modified ABC-VED matrix was created based on the product portfolio to manage items in regards of their impact on volume, continuous processes and criticality for patient care. Material management practices should be put to perspective on the grounds of placement of ABC-VED Matrix. Due to security reasons, only the abstracts are published.

Terveydenhuolto alana on kohdannut haasteita viime vuosien aikana. Epävarmat ja pitkittyneet SOTE neuvottelut ja globaali pandemia ovat rasittaneet terveydenhuollon toimijoita sekä heidän kantokykyään huomattavasti. Näillä tapahtumilla on ollut myös vaikutusta materiaalihallintaan sairaalakentällä. Tämä Pro Gradu -tutkielma keskittyy tutkimaa tarkemmin sitä, kuinka materiaalinsaatavuutta voidaan hallita proaktiivisemmin terveydenhuollon näkökulmasta. Tuotekriittisyys nousee yhdeksi kantavaksi teemaksi. Tuotekriittisyys tarkoittaa kriittisyyttä potilaanhoidossa sekä sisäisten prosessien kuten lääketieteellisten toimenpiteiden jatkuvuuden turvaamista.

Tutkielma on tehty tapaustutkimuksena yhteistyössä suuren terveydenhuollon toimijan kanssa. Tutkimusdata sisältää teemahaastatteluita toteutettuna fokusryhmässä, joka sisälsi sairaanhoidon ammattilaisia kuin hankinnan ammattilaisiakin. Haastattelun teemat olivat muun muassa toimintojen välinen yhteistyö, tilaus-toimitusprosessi sekä tuotekriittisyys. Lisäksi tuotekohtaista dataa (mm. toimitusaika, hinta, määrä) hyödynnettiin tapaustutkimuksessa. Työn tuloksena muodostettiin organisaatiolle muokattu ABC-VED matriisi työkalu, jonka avulla organisaatio pystyy tunnistamaan ja hallinnoimaan tuotteita kriittisyyden sekä volyymin perusteella. Materiaalinhallinnan muutokset tulisi tehdä perustuen tuotteen sijoitukseen ABC-VED matriisissa. Turvallisuustekijöistä johtuen, tutkielmasta julkaistaan vain tiivistelmät.