Change management at production site : case forest industry company

Abstract

The ability to change is important to companies in the increasingly complex and changing environment. To stay competitive, processes must be effective and efficient and quality level maintained to fulfil customer needs. The case company of the thesis is an international exchange-listed company working in the field of renewable materials. The company has a change management process in place but nevertheless their management of changes has not been sufficient. Hence, the main objective of this thesis was to enhance the case company’s current change management process in the spirit of continuous improvement. As a methodology of the thesis, constructive approach was used. Interviews as well as literature review were conducted to support the creation of the construction.

Based on literature, there is no single cross-industrial best practice for change management. However, the importance of change management is widely accepted. With adequate process in place, improvements required by quality management can be implemented effectively and efficiently. According to interviews different departments are still learning how to manage changes in accordance with current process in their day-to-day activities. Interviewees were demanding for change management culture where changes would be identified responsively and proactively. Due to the several Excel spreadsheets, interviewees felt the process included a lot of manual transfer of information and for some the different templates were hard to use. In addition, poor visibility between a change, its risks and mitigation actions were reported. In general, the perception was that risk assessments should be made with a lower threshold.

Based on the findings, an electronic change management documentation system was developed for more effortless and transparent change documentation and management. The system combined both change and related risk documentation, hence providing traceability which was previously lost when information was stored in different documents. With the change management process build into the system, following of the process is easier. Based on the literature review an optional phase was added for change follow-up after implementation. This enables change institutionalization as well as knowledge management. As the implementation of the system was not within the scope of the thesis, the potential benefits of the new process and system will realize after finalization of the thesis. Within the implementation organizational culture should be acknowledge so that full benefits of the study can be captured.

Yritysten kyky muuttua on tärkeää yhä kompleksisemmassa ja muuttuvassa ympäristössä. Prosessien täytyy olla vaikuttavia, tehokkaita ja laatutaso säilytettävä, jotta pysytään kilpailukykyisinä ja täytetään asiakkaiden tarpeet. Työn case-yritys on kansainvälinen pörssiyhtiö, joka toimii uusiutuvien materiaalien alalla. Yrityksellä on olemassa oleva muutoshallintaprosessi, mutta siitä huolimatta muutosten hallinta ei ole toivotulla tasolla. Näin ollen diplomityön tavoitteena oli parantaa case-yrityksen nykyistä muutoshallintaprosessia jatkuvan parantamisen hengessä. Diplomityön metodologiana käytettiin konstruktio-menetelmää. Lisäksi suoritettiin haastatteluita sekä kirjallisuuskatsaus konstruktion tueksi.

Kirjallisuuden mukaan ei ole olemassa yhtä yleisesti hyväksyttyä parasta käytäntöä muutoshallintaan. Muutoshallinnan tärkeys kuitenkin tunnistetaan. Sopivalla prosessilla voidaan ottaa käyttöön esim. laadunhallinnan vaatimia muutoksia vaikuttavasti ja tehokkaasti. Tutkimuksen haastatteluiden perusteella case-yrityksen tuotanto-osastot vasta opettelevat muutosten hallintaa nykyisellä prosessilla. Tarve muutoshallintakulttuurin luomiselle oli selvä, jotta muutokset tunnistettaisiin matalalla kynnyksellä ja ennakoivasti. Useiden käytössä olevien Excel-taulukoiden vuoksi haastateltavat kokivat, että nykyinen prosessi sisältää paljon manuaalista tiedonsiirtoa ja osa taulukkopohjista koettiin vaikeakäyttöisinä. Lisäksi raportoitiin heikkoa näkyvyyttä muutoksen, sen riskien ja hallintatoimenpiteiden välillä. Yleisesti koettiin myös, että riskiarvioita pitäisi tehdä aiempaa matalammalla kynnyksellä.

Tulosten perusteella case-yritykselle kehitettiin sähköinen muutoshallintajärjestelmä. Järjestelmän tavoitteena oli vaivattomampi ja läpinäkyvämpi muutosten dokumentointi ja hallinta. Järjestelmä yhdisti sekä muutokset että niihin liittyvän riskienhallintadokumentaation, näin mahdollistaen jäljitettävyyden, jota ei aiemmin ollut johtuen prosessin hajanaisesta dokumentaatiosta. Järjestelmä kehitettiin tukemaan muutoshallintaprosessia, näin helpottaen prosessin ohjeidenmukaista käyttöä. Kirjallisuuskatsauksen perusteella muutoshallinta-prosessiin lisättiin valinnainen vaihe muutoksen seurannalle toteutuksen jälkeen. Tämä mahdollistaa muutosten vakiinnuttamisen ja tiedonhallinnan. Koska järjestelmän käyttöönotto oli rajattu diplomityön ulkopuolelle, järjestelmän mahdolliset hyödyt realisoituvat vasta myöhemmin työn jälkeen. Käyttöönoton yhteydessä tulisi kuitenkin huomioida myös organisatorinen kulttuuri, jotta työn kaikki mahdolliset hyödyt voidaan saavuttaa.