Developing balanced performance metrics for procurement by using a balanced scorecard

Abstract

This Master’s thesis explored the measurement of procurement performance by examining which performance metrics are best suited for monitoring and developing procurement performance. The aim of this study was to create a balanced scorecard for procurement that is in line with the long-term strategy of the function. The study was conducted as a qualitative case study for the case company, which is a globally operating technology company.

The results of the study showed that while cost savings are at the heart of procurement, the performance of the function needs to be viewed from a broader perspective in order to track progress toward strategic goals. Current metrics focus on measuring suppliers and operational performance. Deficiencies were found especially in the metrics related to employees and processes, which are at the heart of internal development. Sustainability was highlighted as an important area that should be added to the scorecard as a separate perspective. Based on the results of the study, the perspectives of a balanced scorecard are financial, customer, sustainability, procurement processes and people and collaboration.

A functioning scorecard requires high quality and accuracy of data, harmonized policies and clarification of the definitions and calculation methods of the key performance indicators. Once a strong foundation for the scorecard is built, a balanced scorecard can be used to measure procurement performance as such or modified according to the function’s strategy.

Tämä Pro-gradu tutkielma käsitteli hankinnan suorituskyvyn mittaamista tutkimalla mitkä suorituskykymittarit soveltuvat parhaiten hankintaosaston suorituskyvyn seuraamiseen ja kehittämiseen. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda tasapainotettu tuloskortti hankintaosastolle, joka on linjassa sen strategian kanssa. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena kohdeyritykselle, joka on globaalisti toimiva teknologia-alan yritys.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että vaikka kustannussäästöt ovat hankinnan ytimessä, on funktion suorituskykyä tarkasteltava laajemmasta näkökulmasta, jotta kehitystä kohti strategisia tavoitteita voidaan seurata. Nykyiset mittarit keskittyvät toimittajien sekä operatiivisen suorituskyvyn mittaamiseen. Puutteita havaittiin erityisesti työntekijöihin sekä prosesseihin liittyvissä mittareissa, jotka ovat sisäisen kehityksen keskiössä. Kestävyys korostui tärkeänä osa-alueena, joka tulisi lisätä tuloskorttiin erillisenä perspektiivinä. Tutkimuksen tulosten perusteella tasapainotetun tuloskortin perspektiivit ovat taloudellinen, asiakas, kestävyys, hankinnan prosessit sekä ihmiset ja yhteistyö.

Toimiva tuloskortti edellyttää datan korkeaa laatua ja tarkkuutta, harmonisoituja toimintaperiaatteita sekä mittareiden määritelmien ja laskentamenetelmien selkeyttämistä. Kun vahva pohja tuloskortille on rakennettu, voidaan tuloskorttia käyttää hankinnan suorituskyvyn mittaukseen sellaisenaan tai muokattuna hankintaosaston strategian mukaan.