Creating supply strategy by utilizing category management

Abstract

The aim of this research is to reveal most suitable supply strategies for a small sized enterprise by utilizing category management. The study is being conducted as a case study, which used key personnel interviews and spend-data collected from the ERP-system of the case company as information gathering methods. The interviews expose the case company being without a deliberate overall business strategy and supply strategy dictated by the upper management. The case company is currently waiting for further instructions from the executives whereas they have adopted subconsciously emerged business strategy born out of necessity to continue doing business. This has led to focusing on the case company’s core competences and their most important customers. Therefore, the supply strategy took shape of supporting and ensuring the optimal manufacturing of the most important products.

Spend-analysis unveils the most significant purchasing categories, of which the largest consists of purchases with ~41% portion of annual purchases. The study focuses on creating supply strategy for the biggest single purchasing category. This specific purchasing category comprehends purchases from two different suppliers while the distribution of annual purchases between suppliers are ~87% and ~13%.

The study introduces three different supply strategy options for the most important purchasing category: The first is deepening the current supplier relationship with the primary sheet metal supplier e.g., in some form of partnership, the second is traditional arm’s length relationship enabling bidding among suppliers and the third is purposeful maintenance of an alternative supply chain coming from the secondary sheet metal supplier. This would be done by diverting around 20% from the annual sheet metal purchases to the secondary supplier in order to mitigate the supplier risk caused by sole sourcing.

Tutkimuksen tarkoituksena on kartoittaa hankintastrategia pienen kokoluokan teknologiayritykselle kategoriajohtamisen keinoin. Tutkimus suoritettiin tapaustutkimuksena, joka hyödynsi tiedonkeruukeinoina kohdeyrityksen avainhenkilöstön haastatteluja ja toiminnanohjausjärjestelmästä saatavaa dataa yrityksen hankinnoista. Haastattelut paljastivat, ettei yrityksellä ole selkeää yritysjohdolta saatua liiketoimintastrategiaa, mikä näkyy myös huomattavina hankintastrategian puutteina. Yritys on jäänyt odottamaan yritysjohdolta selkeitä ohjeita ja on sen vuoksi turvautunut käytännön tarpeista kumpuavaan liiketoimintastrategiaansa keskittyen ydinosaamiseensa ja tärkeimpiin asiakkaisiinsa. Hankintastrategia kehittyi näin ollen tukemaan ja varmistamaan tuotannon jatkuvuutta yrityksen tärkeimpien ohutlevytuotteiden osalta.

Hankintadatasta tehdyn analyysin perusteella saatiin tunnistettua hankintakategoriat, joista suurin oli normaaliin tuotantoon tarvittavat ohutlevyhankinnat muodostaen noin 41% koko vuoden hankinnoista. Tutkimus keskittyy muodostamaan hankintastrategian tälle tärkeimmälle hankintakategorialle. Kyseisen hankintakategorian ohutlevyhankinnat jakautuvat kahden toimittajan kesken, joista toinen saa noin 87% osuuden vuositasolla.

Mahdolliseksi hankintastrategiaksi tärkeimmälle hankintakategorialle valikoitui kolme eri vaihtoehtoa riippuen yrityksen omasta tahtotilasta: Ensimmäinen vaihtoehto on nykyisen toimittajasuhteen syventäminen primääritoimittajan kanssa, toisena ”arm’s length”-kilpailuttaminen tuttujen toimittajien kesken ja kolmantena määrätietoinen vaihtoehtoisen hankintakanavan ylläpito sekundääriseltä ohutlevytoimittajalta noin 20 % vuosittaisella ostomäärällä hankintariskin pienentämiseksi.