Implementation of environmental sustainability practices to supply processes

Abstract

The significance of sustainability in business is constantly increasing and companies’ accountability of sustainability extends more further to their supply chains. Procurement is expected to have more and more actions with which it aims to ensure and improve environmental operations of its suppliers and with which it helps a company to reach its sustainability goals. Practices of sustainable supply management are however fragmented and many companies are struggling on how to implement sustainability practices in practice. The objective of this study is to examine how environmental sustainability practices can be implemented to different supply processes by researching relevant sustainability practices and mechanisms to implement those. Tendering and contract management, category management and supplier management are determined to be relevant supply processes for this study.

This study was conducted as a qualitative case study and data was collected by interviewing ten professionals working with sustainable procurement, procurement and environment. Research findings implicate that in tendering and contract management sustainability can be implemented by including supplier code of conduct to all relevant documents and by utilizing environmental sustainability criteria in requests for quotation with a help of evaluation group to identify relevant environmental aspects and legal restrictions of public procurement. In category management sustainability can be implemented most effectively by conducting a sustainability analysis of environmental risks and opportunities as a part of a category strategy formulation. In supplier management best practices regarding sustainability are regular meetings, communication and information sharing which can be further promoted by for example different supplier sustainability assessments, collaboration projects, trainings and by involving supplier’s top management.

Vastuullisuuden merkitys liiketoiminnassa korostuu jatkuvasti yhä enemmän ja yritysten vastuu vastuullisuudesta ulottuu yhä pidemmällä sen toimitusketjuihin. Hankinnalta vaaditaan yhä enemmän toimia, joilla se pyrkii sekä varmistamaan että kehittämään toimittajiensa ympäristötoimia ja joiden avulla se tukee yritystä vastuullisuustavoitteiden saavuttamisessa. Vastuullisen hankintajohtamisen käytänteet ovat kuitenkin hajautuneita ja moni yritys kamppailee sen kanssa, kuinka vastuullisuuskäytänteitä tulisi käytännössä toteuttaa. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on selvittää miten ympäristövastuukäytänteitä voidaan toteuttaa eri hankintaprosesseissa tutkimalla sekä oleellisia vastuullisuuskäytänteitä että mekanismeja niiden implementoimiseksi. Kilpailuttaminen ja sopimushallinta, kategoriahallinta sekä toimittajahallinta on määritelty oleellisiksi hankintaprosesseiksi tätä tutkimusta varten.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena ja aineisto kerättiin haastattelemalla kymmentä vastuullisen hankinnan, hankinnan sekä ympäristön parissa työskentelevää ammattilaista. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että kilpailuttamisessa ja sopimushallinnassa vastuullisuutta voidaan implementoida sisällyttämällä toimittajien eettiset ehdot kaikkiin oleellisiin asiakirjoihin sekä hyödyntämällä ympäristövastuullisia kriteerejä tarjouspyynnöissä käyttämällä apuna arviointiryhmää oleellisten ympäristönäkökohtien ja julkisen hankinnan lain tuomien rajoitteiden tunnistamisessa. Kategoriahallinnassa vastuullisuutta implementoidaan tehokkaimmin suorittamalla vastuullisuusanalyysi ympäristöriskeistä ja -mahdollisuuksista osana kategoriastrategian muodostamista. Toimittajahallinnassa parhaita käytänteitä vastuullisuuden suhteen ovat säännölliset tapaamiset, kommunikaatio ja tiedon jakaminen, joita voidaan edistää muun muassa erilaisilla toimittajien vastuullisuusarvioinneilla, yhteistyöprojekteilla, koulutuksilla sekä toimittajan ylimmän johdon osallistamisella.