Complex problem definition and knowledge integration practices : case study on temporary expert teams
Ginström, Anu-Liina (2021)
Pro gradu -tutkielma
Ginström, Anu-Liina
2021
School of Business and Management, Kauppatieteet
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021121460360
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021121460360
Tiivistelmä
Recent literature suggests that tackling complex, ill-structured problems is becoming the domain of temporary expert teams. Despite the buzz around such teams, our conception on how they turn complexity into solvable problems is still underdeveloped.
This thesis intends to add our understanding on how complex problems are defined in temporary expert teams. The teams in the scope of the study temporarily cross organizational or other boundaries to pursue knowledge and innovation. The thesis aims to systematically deconstruct the practices those teams employ in defining a complex problem. The theories on complex problem solving (CPS) and knowledge co-creation are identified central for understanding this topic.
The empirical foundation of the work is derived from a single-case, qualitative process study. The case examined was a sustainability strategy project of an innovation company operating on the energy sector. Ethnographic research data was collected by observing the project team and team discussion, and by reading project documentation and inter-viewing team members. The core data included seven semi-structured interviews (à 30 minutes), audio recordings of meetings, feedback conversations, and workshops (~ 8 hours altogether), project documents (~ 10 altogether), and dozens of messages posted in the virtual co-working space or in the chat. NVivo 12.0 was used to manage and shape the information.
The results imply that in complex projects success can be reached without an observable problem definition phase. Instead, the defining of the problem forms an intrinsic part of the project activities. The process builds on a holistic approach that considers the external complexity surrounding the project and constantly compares it to the team context. In this case, the problem definition process was best described in terms of design thinking: as active exclusion and inclusion of solution components, and utilization of artifacts as vehicles in creating knowledge. The results suggest that problem definition matures as the team flexibly changes between system, solution, and design lenses to complex situation it faces.
This thesis was conducted as a part of the Fast Expert Teams in a Digital Platform Economy project. The project was funded by Business Finland. Monimutkaisten ja epämääräisten ongelmien ratkaiseminen on kirjallisuuden perusteella yhä useammin väliaikaisten asiantuntijatiimien tehtävä. Huolimatta aihepiirin innokkaasta tutkimuksesta meillä on yhä varsin vajavainen ymmärrys siitä, miten tällaiset tiimit muovaavat kohtaamansa monimutkaisuuden ratkaistavissa oleviksi ongelmiksi.
Opinnäytetyö pyrkii lisäämään ymmärrystä siitä, miten monimutkaisia ongelmia määritellään väliaikaisissa asiantuntijatiimeissä. Tutkimuskohteena ovat tiimit, jotka ylittävät organisaatio- ja muita rajoja uutta tietoa ja tietämystä tavoitellessaan. Työ pyrkii systemaattisesti erittelemään tällaisten tiimien ongelmanmäärittelykäytäntöjä. Aihepiirin tarkastelussa keskeisiksi tunnistettiin monimutkaisten ongelmien ratkaisemista (complex problem solving, CPS) ja yhteistä tiedon luomista (knowledge co-creation) käsittelevät teoriat.
Työssä tutkittiin yksittäisen tiimin prosessia laadullisesti. Tutkittu tapaus oli energia-alalla toimivan innovaatioyrityksen kestävyysstrategiaprojekti. Kohteesta kerättiin etnografinen aineisto havainnoiden tiimiä ja sen keskusteluja sekä lukemalla projektidokumentteja ja haastattelemalla tiimiläisiä. Datan ytimenä oli seitsemän puolituntista teemahaastattelua, kahdeksan tuntia äänitteitä kokouksista, palautekeskusteluista ja työpajoista sekä virtuaalisessa työtilassa vaihdetut pikaviestit. Aineiston työstöön käytettiin NVivo 12.0:ta.
Tulokset viittaavat siihen, että monimutkaiset projektit voivat onnistua, vaikka niissä ei olisi selkeää ongelmanmäärittelyvaihetta. Ongelmanmäärittely muodostaa ennemmin-kin elimellisen osan kaikkea projektitoimintaa. Monimutkaisen ongelmaa lähestytään holistisesti: ympäröivää monimutkaisuutta tiimin ongelmanratkaisun paikalliseen kontekstiin verraten. Ongelmanmäärittelyprosessia on luontevinta kuvailla design-ajattelun kautta: aktiivisena toimintana, jossa erilaisia ratkaisun osia otetaan vuoroin mukaan tai siirretään sivuun hyödyntäen artefakteja tiedon luomisen välineinä. Lopulta ongelma hahmottuu ajan kuluessa tiimin käyttäessä vaihdellen systeemiajattelun, ratkaisukeskeisyyden ja design-ajattelun työkaluja monimutkaisen todellisuutensa ymmärtämiseksi.
Opinnäytetyö on tehty osana Fast Expert Teams in a Digital Platform Economy -projektia, jonka rahoittajana toimi Business Finland.
This thesis intends to add our understanding on how complex problems are defined in temporary expert teams. The teams in the scope of the study temporarily cross organizational or other boundaries to pursue knowledge and innovation. The thesis aims to systematically deconstruct the practices those teams employ in defining a complex problem. The theories on complex problem solving (CPS) and knowledge co-creation are identified central for understanding this topic.
The empirical foundation of the work is derived from a single-case, qualitative process study. The case examined was a sustainability strategy project of an innovation company operating on the energy sector. Ethnographic research data was collected by observing the project team and team discussion, and by reading project documentation and inter-viewing team members. The core data included seven semi-structured interviews (à 30 minutes), audio recordings of meetings, feedback conversations, and workshops (~ 8 hours altogether), project documents (~ 10 altogether), and dozens of messages posted in the virtual co-working space or in the chat. NVivo 12.0 was used to manage and shape the information.
The results imply that in complex projects success can be reached without an observable problem definition phase. Instead, the defining of the problem forms an intrinsic part of the project activities. The process builds on a holistic approach that considers the external complexity surrounding the project and constantly compares it to the team context. In this case, the problem definition process was best described in terms of design thinking: as active exclusion and inclusion of solution components, and utilization of artifacts as vehicles in creating knowledge. The results suggest that problem definition matures as the team flexibly changes between system, solution, and design lenses to complex situation it faces.
This thesis was conducted as a part of the Fast Expert Teams in a Digital Platform Economy project. The project was funded by Business Finland.
Opinnäytetyö pyrkii lisäämään ymmärrystä siitä, miten monimutkaisia ongelmia määritellään väliaikaisissa asiantuntijatiimeissä. Tutkimuskohteena ovat tiimit, jotka ylittävät organisaatio- ja muita rajoja uutta tietoa ja tietämystä tavoitellessaan. Työ pyrkii systemaattisesti erittelemään tällaisten tiimien ongelmanmäärittelykäytäntöjä. Aihepiirin tarkastelussa keskeisiksi tunnistettiin monimutkaisten ongelmien ratkaisemista (complex problem solving, CPS) ja yhteistä tiedon luomista (knowledge co-creation) käsittelevät teoriat.
Työssä tutkittiin yksittäisen tiimin prosessia laadullisesti. Tutkittu tapaus oli energia-alalla toimivan innovaatioyrityksen kestävyysstrategiaprojekti. Kohteesta kerättiin etnografinen aineisto havainnoiden tiimiä ja sen keskusteluja sekä lukemalla projektidokumentteja ja haastattelemalla tiimiläisiä. Datan ytimenä oli seitsemän puolituntista teemahaastattelua, kahdeksan tuntia äänitteitä kokouksista, palautekeskusteluista ja työpajoista sekä virtuaalisessa työtilassa vaihdetut pikaviestit. Aineiston työstöön käytettiin NVivo 12.0:ta.
Tulokset viittaavat siihen, että monimutkaiset projektit voivat onnistua, vaikka niissä ei olisi selkeää ongelmanmäärittelyvaihetta. Ongelmanmäärittely muodostaa ennemmin-kin elimellisen osan kaikkea projektitoimintaa. Monimutkaisen ongelmaa lähestytään holistisesti: ympäröivää monimutkaisuutta tiimin ongelmanratkaisun paikalliseen kontekstiin verraten. Ongelmanmäärittelyprosessia on luontevinta kuvailla design-ajattelun kautta: aktiivisena toimintana, jossa erilaisia ratkaisun osia otetaan vuoroin mukaan tai siirretään sivuun hyödyntäen artefakteja tiedon luomisen välineinä. Lopulta ongelma hahmottuu ajan kuluessa tiimin käyttäessä vaihdellen systeemiajattelun, ratkaisukeskeisyyden ja design-ajattelun työkaluja monimutkaisen todellisuutensa ymmärtämiseksi.
Opinnäytetyö on tehty osana Fast Expert Teams in a Digital Platform Economy -projektia, jonka rahoittajana toimi Business Finland.