Robotic process automation’s potential in a public procurement process : a case study in a Finnish municipality : Procurement Center, City of Espoo

Abstract

This master’s thesis aims to deepen the understanding of robotic process automation (RPA) solutions’ potential in a public procurement process in the case study’s context. The study’s background theories cover the public procurement procedure’s relevancy in shaping the public procurement process, digitalization as an enabler, a wide range of complementing theories on RPA solutions, and the other technical alternatives to evaluate RPA solutions’ potential.

The empirical research is based on the data collected through the use of the participant observation method as an organization’s employee and has been used to formulate a process map of the public procurement process based on the SIPOC model, which is analyzed based on the established background theories to evaluate RPA solutions’ potential.

Despite high mount digital interaction, the public procurement process in the case study’s context can be considered to have limited, narrow, and small in the potential to be automated with RPA solutions, with (13) operational tasks, representing 11,9 % of all the operational tasks in the public procurement process, having the potential to be automated.

Tämän tutkielman tavoitteena on saavuttaa syvempi ymmärrys ohjelmistorobotiikan (RPA) ratkaisujen potentiaalista julkisen hankintatoimen prosessissa tapaustutkimuksen kontekstissa. Tutkimuksen taustateoriat kattavat julkisen hankintatoimen menettelyjen merkityksen julkisen hankintatoimen prosessin muokkaajana, digitalisaation mahdollistajana, laajan joukon RPA ratkaisuja kattavia teorioita, ja muita teknisiä vaihtoehtoja RPA ratkaisujen potentiaalin arvioimiseksi.

Empiirinen tutkimus perustuu osallistuvan havainnoinnin kautta kerättyyn tietoon organisaation työntekijänä ollessa ja käytetty julkisen hankintatoimen prosessin prosessikartan muotoilemiseen SIPOC mallia hyödyntäen, jota on analysoitu perustaksi luotujen taustateorioiden avulla RPA ratkaisujen potentiaalin kartoittamiseksi.

Huomattavasta digitaalisesta vuorovaikutuksesta huolimatta, julkisen hankintatoimen prosessi tapaustutkimuksen kontekstissa voidaan todeta olevan rajattua, kapeaa ja pientä. (13) operatiivista tehtävää, edustaen 11,9 % kaikista operatiivisista tehtävistä julkisessa hankintatoimen prosessissa, omasivat potentiaalia tulla automatisoitaviksi.