Ostolaskuprosessin kehittäminen ohjelmistorobotiikan avulla case-yrityksen taloushallinnossa

Abstract

Tämän kandidaatintutkielman tavoitteena on selvittää, miten ostolaskuprosessia voidaan kehittää case-yrityksen taloushallinnossa ohjelmistorobotiikan avulla. Tutkimus on tehty toimeksiantona case-yritykselle. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää taloushallinnon nykytilaa, sekä tarkastella ohjelmistorobotiikalle sopivia prosesseja. Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena, käyttäen kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Tutkimusaineisto on kerätty haastattelemalla kahta case-yrityksen taloushallinnon työntekijää.

Taloushallinnonala elää jatkuvan muutoksen maailmassa. Nyt ala on taas murroksessa ja 2020-luvulla se onkin ottamassa seuraavan hypyn eteenpäin ja siirtymässä digitaalisesta taloushallinnosta automaattiseksi. Taloushallinnon automatisoinnissa voidaan hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa. Ohjelmistorobotiikka on automatisointityökalu, jonka avulla voidaan automatisoida manuaalisia ja usein toistuvia prosesseja tai tehtäviä. Automatisoimalla tiettyjä tehtäviä tai prosesseja voidaan säästää yrityksen työntekijöiden aikaa ja saavuttaa merkittäviä säästöjä henkilöstökustannuksissa.

Tutkimuksen tuloksista selvisi, että case-yrityksen ostolaskuprosessin tueksi voidaan ottaa käyttöön ohjelmistorobotiikkaa muun muassa hyväksyntäprosessiin. Ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä kuitenkin rajoittaa tällä hetkellä tulevat muutokset toiminnanohjausjärjestelmään. Ohjelmistorobotiikka nähdään yrityksessä hyvänä automatisoinnin keinona ja työntekijöiden suhtauminen siihen olikin pääosin positiivista.

The purpose of this bachelor’s thesis is to examine, how the purchase invoice process in the case-company can be developed using robotic process automation (RPA). This research has been made as a commission for the case company. The thesis was performed as a qualitative case study and the material was collected by interviewing two staff members of the case company.

The financial management industry is living in a constantly changing world. Now the industry is again in the midst of a new change and in the 2020s it is taking the next leap forward and transitioning from digital processes to automated processes. RPA can be used as a way to automate processes in financial management. RPA (robotic process automation) is a programming tool which can be used to automate manual and routine processes or tasks. Auto-mating certain tasks or processes can save company staff’s time and achieve significant savings in personnel costs.

The research shows that RPA can be used to assist staff in the purchase invoice process by implementing it to the approval of invoices. However implementing RPA is currently limited by the upcoming changes to the case company’s ERP (enterprise resource planning) system. RPA is seen in as a good automation tool and employees’ attitudes were largely positive towards automation and RPA.