Implementing robotic process automation : case Anora

Abstract

Organizations are under constant pressure to automate tasks to enhance productivity and they are constantly looking for digitalization tools that enable better ways of working. One of the tools that enables automating laborious and routine tasks is robotic process automation (RPA). Implementing RPA to enhance productivity across an organization is not straightforward and it requires planning and allocating resources. However, it allows tasks to be performed faster, more accurately and leaves employees with more time to focus on tasks that require intellectual decision-making.

The objective of this research is to determine how to successfully implement RPA to an organization and apply these findings to the case company. The thesis consists of a literature review and an empirical study that was done with semi-structured interviews for the employees of the case company. The findings from the literature review and the interviews are used to build a roadmap for the case company to implement RPA.

The results from the literature review and the interviews show that for successfully implementing RPA there is a need for human, technological and intellectual resources. For the implementation and on-going development and maintenance of RPA there needs to be central control that ensures that all the solutions follow the organization’s standards for security, scalability, and change management. RPA enables quick wins but when strategically implemented it enables change in organization and increases business value in multiple ways.

Organisaatioilla on jatkuva paine automatisoida tehtäviä tuottavuuden lisäämiseksi ja ne etsivät jatkuvasti digitaalisia työkaluja, jotka mahdollistavat parempia työtapoja. Yksi työläiden ja rutiininomaisten tehtävien automatisoinnin mahdollistavista työkaluista on ohjelmistorobotiikka (RPA). RPA:n implementointi siten, että se mahdollistaa tuottavuuden parantamisen koko organisaatiossa, ei ole yksinkertaista. Implementointi vaatii suunnittelua ja resurssien allokointia. Se kuitenkin mahdollistaa tehtävien suorittamisen sekä nopeammin että tarkemmin ja jättää työntekijöille enemmän aikaa keskittyä kognitiivista päätöksentekoa vaativiin tehtäviin.

Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää, kuinka RPA voidaan implementoida menestyksekkäästi organisaatiossa ja soveltaa näitä havaintoja case-yritykseen. Opinnäytetyö koostuu kirjallisuuskatsauksesta ja empiirisestä tutkimuksesta, joka tehtiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla case-yrityksen työntekijöille. Kirjallisuuskatsauksen ja haastattelujen tuloksia käytetään case-yrityksen etenemissuunnitelman rakentamiseen RPA:n implementoinnista.

Kirjallisuuskatsauksen ja haastattelujen tulokset osoittavat, että RPA:n onnistuneeseen implementointiin tarvitaan henkilöstö-, teknisiä ja henkisiä resursseja. RPA:n implementointia sekä jatkuvaa kehittämistä ja ylläpitoa varten tarvitaan keskitetty ohjaus, joka varmistaa, että kaikki ratkaisut noudattavat organisaation turvallisuus-, skaalautuvuus- ja muutoksenhallintastandardeja. RPA mahdollistaa nopeat voitot, mutta strategisesti toteutettuina se mahdollistaa muutoksen organisaatiossa ja lisää liiketoiminnan arvoa monin tavoin.