Developing purchasing for a public sector organization
Lähde, Jonna (2022)
Diplomityö
Lähde, Jonna
2022
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022032424889
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022032424889
Tiivistelmä
The main objective of this master´s thesis is to provide the case organization appropriate and justified suggestions on how their operational purchasing should be developed. A comprehensive current state analysis is made to find out what is the current purchasing performance and what are the biggest challenges. The current state analysis consists of describing the purchasing process, finding out the purchasing volumes and backorder quantities, analyzing the product groups and product range and finally presenting the current warehouse value, warehouse adequacy and the inventory turnover.
Based on the current state analysis, many development suggestions are presented for the case organization. The main development suggestions are that the case organization needs more dedicated human resources to take care of the purchasing. An extensive purchasing performance measurement and reporting must be established. All the case organization purchasing areas the purchase volumes, backorder quantities, product range and the warehouse value, -adequacy and inventory turnover need to be monitored, reported and managed monthly. The product data and purchasing parameters need to be analyzed and fixed in the purchasing IT-system. The purchasing performance measuring, analyzing and reporting should be much easier and automatic than currently. The case organization has a need for new information systems and data management solutions and applications. A better data and knowledge management are needed to support better forecasting and decision making.
All kinds of opportunities to improve the cooperation with all the internal and external stakeholders in the purchasing and supply chain management need to be explored and implemented. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on antaa kohdeorganisaatiolle tarkoituksenmukaisia ja perusteltuja ehdotuksia, kuinka heidän operatiivista ostotoimintaansa tulisi kehittää. Kattava nykytila-analyysi on tehty selvittämään mikä on nykyinen ostamisen suorituskyky, ja mitkä ovat sen suurimmat haasteet. Nykytila-analyysi koostuu ostoprosessin kuvaamisesta, ostovolyymien ja jälkitoimitusten määrien selvittämisestä, tuoteryhmien ja tuotevalikoiman analysoinnista ja lopuksi nykyisten varaston arvon, varaston riiton ja varaston kierron esittelystä.
Nykytila-analyysin pohjalta kohdeorganisaatiolle esitetään monta kehitysehdotusta. Tärkeimmät kehitysehdotukset ovat, että kohdeorganisaatio tarvitsee lisää omistautuneita henkilöstöresursseja hoitamaan ostoja. Kattava ostojen suorituskyvyn mittaaminen ja raportointi tulee ottaa käyttöön. Kaikkia ostamisen osa-alueita, ostovolyymeja, jälkitoimitusten määriä, tuotevalikoimaa, varaston arvoa, varaston riittoa ja varaston kiertoa täytyy seurata, raportoida ja hallita kuukausittain. Tuotetiedot ja ostoparametrit on analysoitava ja korjattava ostojärjestelmiin. Ostojen suorituskyvyn mittaamisen, analysoinnin ja raportoinnin tulee olla paljon helpompaa ja automaattisempaa kuin nykyisin. Kohdeorganisaatiolla on tarvetta uusille tietojärjestelmille ja tiedonhallinta ratkaisuille ja -sovelluksille. Parempaa tiedon ja tietämyksen hallintaa tarvitaan tukemaan parempaa ennustamista ja päätöksentekoa.
Kaikenlaiset mahdollisuudet parantaa yhteistyötä kaikkien sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa ostamisessa ja toimitusketjun hallinnassa on selvitettävä ja otettava käyttöön.
Based on the current state analysis, many development suggestions are presented for the case organization. The main development suggestions are that the case organization needs more dedicated human resources to take care of the purchasing. An extensive purchasing performance measurement and reporting must be established. All the case organization purchasing areas the purchase volumes, backorder quantities, product range and the warehouse value, -adequacy and inventory turnover need to be monitored, reported and managed monthly. The product data and purchasing parameters need to be analyzed and fixed in the purchasing IT-system. The purchasing performance measuring, analyzing and reporting should be much easier and automatic than currently. The case organization has a need for new information systems and data management solutions and applications. A better data and knowledge management are needed to support better forecasting and decision making.
All kinds of opportunities to improve the cooperation with all the internal and external stakeholders in the purchasing and supply chain management need to be explored and implemented.
Nykytila-analyysin pohjalta kohdeorganisaatiolle esitetään monta kehitysehdotusta. Tärkeimmät kehitysehdotukset ovat, että kohdeorganisaatio tarvitsee lisää omistautuneita henkilöstöresursseja hoitamaan ostoja. Kattava ostojen suorituskyvyn mittaaminen ja raportointi tulee ottaa käyttöön. Kaikkia ostamisen osa-alueita, ostovolyymeja, jälkitoimitusten määriä, tuotevalikoimaa, varaston arvoa, varaston riittoa ja varaston kiertoa täytyy seurata, raportoida ja hallita kuukausittain. Tuotetiedot ja ostoparametrit on analysoitava ja korjattava ostojärjestelmiin. Ostojen suorituskyvyn mittaamisen, analysoinnin ja raportoinnin tulee olla paljon helpompaa ja automaattisempaa kuin nykyisin. Kohdeorganisaatiolla on tarvetta uusille tietojärjestelmille ja tiedonhallinta ratkaisuille ja -sovelluksille. Parempaa tiedon ja tietämyksen hallintaa tarvitaan tukemaan parempaa ennustamista ja päätöksentekoa.
Kaikenlaiset mahdollisuudet parantaa yhteistyötä kaikkien sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa ostamisessa ja toimitusketjun hallinnassa on selvitettävä ja otettava käyttöön.