Improving the visibility of logistics cost in project sales

Abstract

Logistics costs form a significant part of the cost of project sales, which also has a significant impact on the profitability of the entire project. Increase in logistics costs, competition in the market as well as global and complex supply chains create the need to monitor costs. Information on logistics costs would be beneficial, especially during the sales and design phase of the project. The aim of this master’s thesis is to understand the structure of project logistics costs and to find out the possibilities of utilizing cost data in the project sales process. The work was done for a case company where a significant merger had taken place.

The work was carried out by utilizing project sales and project logistics related literature, internal company materials, interview materials and information systems containing cost data. During the work, the key processes concerning the logistics costs of the company's projects were modelled and the possibilities of utilizing cost data were investigated with the help of a case study. The topic was addressed especially from the perspective of the project logistics sales support organization.

As a result of the work, it was stated that the systems in the scope did not allow to calculate logistics costs of the projects based on the invoicing data. Currently, the data in the company database is missing project-relevant identifiers, which prevents the calculation. These identifiers will be added to the invoicing data in the company's database to ultimately identify project-related invoices. In addition, it was noted that the merged companies have significant differences in the structure of projects in enterprise resource planning systems as well as in invoicing practices that pose challenges to cost monitoring.

Logistiikkakustannukset muodostavat merkittävän osan projektimyyntien kustannuksista, jolloin ne vaikuttavat myös merkittävästi koko projektin kannattavuuteen. Logistiikkakustannusten kasvu, kilpailu markkinoilla sekä globaalit ja monimutkaiset toimitusketjut luovat tarpeen kustannusten seurannalle. Tietoa logistiikkakustannuksista tarvittaisiin etenkin projektin myynti- ja suunnitteluvaiheessa. Tämän diplomityön tavoitteena on selvittää projektimyyntien logistiikkakustannusten rakenne ja selvittää kustannusdatan käytön mahdollisuudet projektien myyntiprosessissa. Työ tehtiin case yritykselle, jossa oli toteutettu merkittävä fuusio.

Työ toteutettiin hyödyntämällä projektimyyntiin ja projektilogistiikkaan liittyvää kirjallisuutta, yrityksen sisäisiä materiaaleja, haastatteluaineistoja sekä kustannusdataa sisältäviä tietojärjestelmiä. Työn kuluessa yrityksen projektien logistiikkakustannusten kannalta keskeiset prosessit mallinnettiin ja kustannusdatan hyödyntämisen mahdollisuudet selvitettiin case-tutkimusta apuna käyttäen. Aihetta käsiteltiin erityisesti projektilogistiikan myyntituen organisaation näkökulmasta.

Työn tuloksena todettiin, että yrityksen tutkimuksen kohteena olleet järjestelmät eivät mahdollistaneet laskea projektien logistiikkakustannuksia laskutusdataan perustuen. Tällä hetkellä datasta puuttuu projektien kannalta olennaisia tunnistetietoja, mikä estää laskennan. Yrityksen tietokannassa olevaan laskutusdataan tullaan lisäämään kyseisiä tunnistetietoja, joiden avulla voidaan lopulta tunnistaa projekteihin liittyvät laskut. Tämän lisäksi ilmeni, että fuusioituneilla yrityksillä on merkittäviä eroja projektien rakenteessa toiminnanohjausjärjestelmissä sekä laskutuskäytännöissä, jotka asettavat haasteensa kustannusten tarkasteluun.