Developing business process automation strategy : case : Finnish financial industry organization

Abstract

In the field of financial industry, there is a need for both cost-efficiency and revenue growth through digital transformation. Similarly, business process automation is becoming more and more popular way of attaining cost-efficiency and revenue growth among organizations, also in financial industry. In process automation the general target is to minimize costs by minimizing the need for human interaction in manually intensive processes. Moreover, the utilization of operational intelligence enables end-to-end automation of complex process flows.

Even though business process automation is already evident in the financial industry, there are some gaps in theory and practice The field lacks unified framework of business process automation tools and technologies and their utilization methods. Moreover, the literature is missing considerations of continuous development and process improvement in automation area. Due to the lack of unified visibility in the field, there is no clarity on the strategy of business process automation and its considerations. Thus, the thesis aims to contribute to creating framework for characteristics regarding business process automation strategy by evaluating business process automation from multiple viewpoints.

Based on the results of literature review and case study, the most important factors to be influenced by the strategy are the business process automation governance, technological capabilities and business understanding and co-operation. These include the ability to manage processes through data, consider the whole value stream which guides separate processes and thus generate value for the customer. As the thesis contributes to business process automation strategy creation for a Finnish financial industry organization, the viewpoint of financial industry is brought into the discussions. Thus, the viewpoint of financial industry contributes to both the theoretical viewpoints of technologies and strategy. The results might be applied also to other industries, but the organizations need to evaluate the nature of their industry and market to test the framework to their business context.

Liiketoiminnan digitalisoituessa finanssiala tarvitsee ratkaisuja kustannustehokkuuden ja liikevaihdon kasvattamisen ylläpitämiseksi. Samanaikaisesti liiketoimintaprosessiautomaation mahdollisuudet kustannustehokkuuteen ja liikevaihdon kasvattamiseen muuttuvat entistä suositummaksi, myös finanssialalla. Liiketoimintaprosessien jatkuva kehittäminen, parantaminen ja automatisointi mahdollistaa kustannustehokkuuden ja liikevaihdon kasvattamisen esimerkiksi minimoimalla ihmisen työnteon manuaalisissa työtehtävissä. Lisäksi älykkään teknologian hyödyntäminen mahdollistaa kokonaisvaltaisen liiketoimintaprosessiautomaation myös vaativimmissa prosesseissa.

Vaikkakin liiketoimintaprosessiautomaatio on näkyvää finanssialalla, aukkoja niin teoreettisessa kuin käytännön viitekehyksissä on löydettävissä. Kirjallisuudesta puuttuu kokonaiskuva liiketoimintaprosessiautomaatiossa käytettävistä teknologioista ja niiden käyttömahdollisuuksista. Lisäksi kirjallisuus ei ota riittävästi huomioon jatkuvaa kehittämistä ja prosessien parantamista liiketoimintaprosessiautomaatiossa. Puuttuvien osa-alueiden vuoksi myöskään liiketoimintaprosessien automaatiostrategia ei ole selkeä. Tämän diplomityön tavoitteena on muodostaa viitekehyksen liiketoimintaprosessien automaatiostrategian ympärille.

Tutkimuksen tulosten perusteella tärkeimmät strategiassa huomioonotettavat osa-alueet ovat liiketoimintaprosessien automaation kokonaisvaltainen hallitseminen, teknologiset kyvykkyydet sekä liiketoimintayhteistyö ja -ymmärrys. Osa-alueet pitävät sisällään mahdollisuuden johtaa prosesseja dataan perustuen, arvovirtajohtamisen hyödyntämisen prosessien johtamisessa ja täten arvon tuoton prosessien osalta. Koska osana diplomityön tavoitetta on kehittää strategiaa myös suomalaiselle finanssialan organisaatiolle, toimialan kontekstia on evaluoitu osana prosessiautomaation teknologioiden hyödyntämistä ja strategisia tarpeita. Tulokset ovat sovellettavissa myös muille toimialoille, mutta organisaation tulee itse arvioida toimialan luonne ja organisaation tarpeet hyödyntäessään tutkimuksen tuloksia.