Identifying and developing the critical path of project documentation by utilizing data analyses, interviews and design thinking

Abstract

This master’s thesis was done at Valmet Flow Control Oy, which is one of the business lines of Valmet Oyj. The thesis researched the critical path of project documentation in EPC projects and how it could be improved by utilizing data analyses, interviews and design thinking.

Essential part of the initial phase of the investigations was data collection and selection of relevant data analysis methods, which enabled satisfactory results for the research. Following statistical data analysis methods were chosen to identify critical variables and dependencies between variables: average-, median-, correlation-, boxplot- and regression analyses, because it was found out that these data analysis methods are the most suitable for this research. Also, qualitative research methods were implemented. Utilized qualitative research methods were interviews, critical path method and design thinking.

By combining all of the research methods, a comprehensive package of results was generated. Results helped to identify which are the most challenging document types and project documentation paths as well as which factors contribute to a timely successful project documentation. From the results, it was found out that the main factor which has effect on lead times in project documentation process is the amount of revision rounds, because even one extra revision round in project documentation process may increase the lead time significantly. To reduce revision amounts, several improvement suggestions related to project documentation process were presented.

It was found out that three key aspects which has the biggest effect on success of project documentation are amount, of technical revisions, active communication and handling documentation tasks optimally.

Tämä diplomityö on tehty Valmet Flow Control Oy:ssä, joka on yksi Valmet Oyj:n liiketoimintalinjoista. Diplomityössä tutkittiin projektidokumentaation kriittistä polkua EPC-projekteissa ja sitä, miten kriittistä polkua voitaisiin parantaa hyödyntämällä data-analyysejä, haastatteluja ja suunnitteluajattelua. Olennainen osa tutkimusten alkuvaihetta oli tiedonkeruu ja relevanttien data-analysointimenetelmien valinta, mikä mahdollisti tutkimuksen tavoitteidenmukaisten tuloksien löytämisen.

Kriittisten muuttujien ja niiden välisten riippuvuuksien tunnistamiseen valittiin seuraavat tilastolliset data-analyysimenetelmät: keskiarvo-, mediaani-, korrelaatio-, boxplot- ja regressioanalyysit, koska havaittiin, että nämä menetelmät soveltuvat parhaiten tähän tutkimukseen. Lisäksi käytettiin kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä, joita olivat haastattelut, kriittisen polun menetelmä ja suunnitteluajattelu.

Kaikkia tutkimusmenetelmiä yhdistämällä syntyi kattava tulospaketti. Tulokset auttoivat tunnistamaan haastavimmat dokumenttityypit ja projektidokumentaatiopolut sekä ne tekijät, jotka vaikuttavat onnistuneeseen projektidokumentaatioon. Tuloksista selvisi, että tärkein tekijä, joka vaikuttaa projektien dokumentointiprosessin läpimenoaikaan, on revisiokierrosten määrä, koska yksikin ylimääräinen revisiokierros voi pidentää läpimenoaikaa merkittävästi. Revisiomäärien vähentämiseksi esitettiin useita parannusehdotuksia. Havaittiin, että kolme keskeistä seikkaa, jotka vaikuttavat eniten projektidokumentaation onnistumiseen ovat teknisten revisioiden määrä, aktiivinen kommunikointi ja dokumentointitehtävien käsittely optimaalisesti.