Hybridityön vaikutus tietoprosesseihin

Abstract

Etätyötä ja lähityötä yhdistelevä hybridityö on yleistynyt COVID-19 pandemian aikana voimakkaasti. Iso osa suomalaisista asiantuntijoista ja tietotyöntekijöistä työskentelee tietojärjestelmäavusteisesti hybridityötapoja hyväksikäyttäen, valiten kuhunkin työtehtävään sopivan työskentelytavan, paikan ja jopa työntekemisen ajan.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten tietoprosessit näyttäytyvät hybridityössä. Samalla tarkoitus oli tutkia tietojärjestelmien roolia tietoprosessien ja hybridityön välillä. Myös tietoprosessien muutosta haluttiin tutkia tutkimuksen kohdeorganisaatiossa. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jonka kohteena oli suuri suomalainen yritys. Tutkimus suoritettiin tutkimuksen kohdeorganisaatiossa seitsemään teemahaastattelun sekä tutkijan havainnointiin perustuen. Tutkimustulokset analysoitiin sisällönanalyysimenetelmällä.

Tietoprosessit ovat toimintaa, jossa tieto syntyy, kehittyy, liikkuu ja muokkautuu. Tietoprosesseja on useita, mutta tässä tutkielmassa keskitytään tiedon luomiseen, hankkimiseen, jakamiseen ja tallentamiseen. Tietojärjestelmät ovat nykypäivän yritystoiminnan mahdollistajia, kun yritykset käsittelevät huomattavia tietomääriä päivittäisessä toiminnassaan. Järjestelmät tukevat tietoprosessien toimintaa. Tietojärjestelmät voidaan nähdä kiinteinä osina yksittäisiä tietoprosesseja sekä tietoprosesseja yhdistelevänä tekijänä. Tietojärjestelmät myös edesauttavat hybridityön onnistumista. Toimiva hybridityö vaatii hyvät tietojärjestelmät. Tietojärjestelmien voidaan myös katsoa toimivan tietoprosessien ja hybridityön linkkinä.

Tutkimustulokset osoittavat, että hybridityö vaikuttaa tietoprosesseihin usealla tavalla. Monipaikkainen työ muuttaa prosesseja hitaammaksi ja vähemmän spontaaneiksi, mutta hyvien tietojärjestelmien avulla tietoprosessit voivat kuitenkin tehostua. Hiljaisen tiedon käsittely on haastavampaa, kun sanaton viestintä on vähäisempää.

Tietojärjestelmät, kuten kommunikaatio-ohjelmat, Intranet, toiminnanohjausjärjestelmä ja asiakkuudenhallintajärjestelmä ovat tutkimustulosten mukaan merkittävässä roolissa organisaatiossa, kun tarkastellaan tietoprosessien toimivuutta ja suhdetta hybridityöhön. Tietoprosessit ovat myös kehittyneet organisaatiossa hybridityöhön siirtymisen osana.

Hybrid working, a combination of teleworking and office-based working has become very common during the COVID-19 pandemic. Many Finnish knowledge workers are working in information system aided hybrid working environments, where they quite freely select the most suitable place and even the time of working in relation to the current work or task.

The purpose of this study was to find out how knowledge processes appear in hybrid working. Secondary purpose was to study the role of information systems between knowledge processes and hybrid working and to find out possible changes in knowledge processes. The subject of this qualitative case study was a large Finnish company. The study was based on seven thematic interviews and the researcher’s observations within the target organization. The research results were analyzed using a content analysis method.

Knowledge processes are activities where knowledge is created, developed, moved, and modified. Several knowledge processes are identified, but here four processes are in scope: knowledge creation, knowledge acquisition, knowledge sharing and knowledge storage. Information systems enable the information intense work in companies. The systems support the knowledge processes, where they work as integral part. Information systems contribute to successful hybrid working. Effective hybrid working requires good information systems. Information systems act as a link between information processes and hybrid work.

The research results prove that hybrid work influences knowledge processes in many ways. Knowledge processes become slower and are less spontaneous in hybrid work when work is done in multiple locations at the same time, but good use of information systems can enhance the processes at the same time. Processing of tacit information can be challenging as nonverbal communication is limited.

The information systems, such as communication systems, Intranet, Enterprise resource planning system and customer relationship management system play an important role in knowledge processes in hybrid working, according to the research results. Information processes have also evolved as part of the transition to hybrid work.