Muutosjohtamisen keinoja teknologian hyväksymiseen ja organisatoriseen oppimiseen tietojärjestelmäuudistuksessa : Lahden kaupungin koulusihteerit osana DigiOne -hanketta

Abstract

Lahden kaupungin perusopetus on historiansa suurimman informaatioteknologisen muutoksen edessä, kun se siirtyy vuonna 2023 yhtenä seitsemästä kaupungista käyttämään DigiOne -palvelualustaa. Koulusihteerit ovat kouluhallinnon multiasiantuntijoita, ja DigiOnen merkittävä loppukäyttäjäryhmä.

Tämä case-tutkimus pyrki selvittämään, miten koulusihteerejä pystytään muutosjohtamisen välineillä tukemaan DigiOnen hyväksymisessä ja omaksumisessa. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostuu teknologian hyväksymisen sekä organisatorisen oppimisen teorioista, joita peilataan Kotterin muutosjohtamisen malliin. Tästä muodostui synteesi, jonka mukaan muutosjohtamisen välineet uuden tietojärjestelmän implementointiin löytyvät teknologian hyväksymisen näkökulmasta teknologian käyttäjäystävällisyyden ja hyötyjen tunnistamisesta, organisatorisen oppimisen näkökulmasta puolestaan organisaation tuesta, joka jakautuu koulutukseen, roolien määritykseen sekä yhteistyön mahdollistamiseen. Viestintä on koko muutosprosessin avaintekijä.

The basic education of the city of Lahti is facing the most remarkable information technology change in its history, as it starts using the DigiOne service platform as one of seven cities in Finland in 2023. School secretaries are multidisciplinary experts in school administration, and one of the significant end-user groups of DigiOne.

This case study seeks to find out which are some of the change management tools that can be used to support school secretaries in the acceptance and adoption of the new information technology. The theoretical framework of the research consists of theories of technology acceptance and organizational learning, which are mirrored in Kotter's model of change management. This resulted in a synthesis which suggests that change management tools for implementing a new information system can be found in terms of technology acceptance, recognizing the user-friendliness and benefits of technology, and in terms of organizational learning, organizational support divided into training, role definition, and collaboration. Communication is a key factor in the whole change process.