Project procurement’s requirements for enterprise recourse planning system

Abstract

Enterprise recourse planning systems are crucial part of large organizations procurement, and its importance is seen to increase as the world digitalizes and the pace gets faster in project procurement. Generally, ERP systems, also the studied system SAP S/4HANA, are focused more on repetitive procurement and optimizing warehousing. Due to the project procurements characteristics of being fast paced procurement in everchanging environments with variating items and supply chains, it needs special features from the system to work efficiently. This research studies project procurements requirements for the new ERP system to be built in the case company.

This study was conducted using qualitative research methods. Firstly, it presents literature review of the topic to gain broad understanding. The case company’s requirements are collected with semi-structured interviews and given results prioritized with survey.

The study results suggest twelve development areas or topics to be considered when new system is built. The topics are revolving around automatizing of certain processes, and requirements for more interactive and supporting system, but the requirement of flexibility unites those all.

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat keskeisessä roolissa suurten organisaatioiden hankintaorganisaatioissa, ja niiden merkityksen nähdään kasvavan maailman digitalisoituessa ja projektihankinnan aikataulujen nopeutuessa. Yleisesti toiminnanohjausjärjestelmät, myös tässä tutkimuksessa käsitelty SAP S/4HANA, ovat keskittyneet toistuvaan hankintaan sekä varastotasojen optimointiin. Koska projektihankinnalle on ominaista nopeatempoinen hankinta jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä erilasille tuotteille ja toimitusketjuille, se vaatii toiminnanohjausjärjestelmältä erikoisominaisuuksia toimiakseen tehokkaasti. Tämä tutkimus tutkii projektihankinnan vaatimuksia uudelle toiminnanohjausjärjestelmälle kohdeyrityksessä.

Tämä tutkimus tehtiin hyödyntäen kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Ensin tutkimus esittelee kirjallisuuskatsauksen aiheesta laajan yleiskäsityksen saamiseksi. Kohdeyrityksen vaatimukset järjestelmälle kerätään puolistrukturoiduilla haastatteluilla ja sen tulokset priorisoidaan kyselyn avulla.

Tutkimuksen tuloksena saadaan kaksitoista kehitysaluetta tai -aihetta, jotka suositellaan huomioimaan uutta järjestelmää rakentaessa. Aiheet keskittyvät tiettyjen prosessien automatisointiin sekä vuorovaikutteisemman ja tukevamman järjestelmän ympärille, mutta vaatimus joustavasta järjestelmästä yhdistää kaikkia suosituksia.