Modernin tarjouspyyntöohjelman soveltuvuusanalyysi

Abstract

Diplomityön aiheena on tutkia kohdeyrityksen tarjouspyyntöprosessia ja selvittää voiko prosessin suorittaa tarjouspyyntöohjelman avulla, joka olisi jaettu hankintaosaston ja toimittajien välillä. Tarjouspyyntöohjelmaksi valittiin Microsoft PowerApps, koska se oli jo kohdeyrityksellä käytössä laatuosaston ja toimittajien välillä. Työssä ensimmäiseksi selvitetään ja esitetään kohdeyrityksen kolmen eri hankintakategorian tarjouspyyntöprosessien nykytilat ja etsitään niistä vahvuudet, heikkoudet, uhat ja mahdollisuudet SWOT-analyysin muodossa. Nykytila- ja SWOT-analyysi tehtiin toiminto- ja toimintaympäristöanalyysien avulla eli käytännössä haastatteluiden ja työnseurannan avulla.

Hankintakategorioiden nykytila-analyysin jälkeen työssä on valittu yksi hankintakategoria pilotointikohteeksi tarjouspyyntöohjelman suunnittelua, luontia ja testausta varten. Työssä käydään läpi suunnitteluvaihe, joka on toteutettu Microsoft Excel työkalun avulla. Suunnittelun tukena on käytetty SWOT- ja vaatimusanalyysia. SWOT-analyysin avulla nykyisestä prosessista on selvitetty toiminnallisuudet, joita haluttiin pitää tai karsia pois. Vaatimusanalyysin avulla on selvitetty tarjouspyyntöprosessin tarvittavat tiedot ja toiminnallisuudet, jotta tarjouspyyntöohjelma olisi mahdollisimman käytännöllinen kohderyhmän näkökulmasta.

Suunnittelun jälkeen tarjouspyyntöohjelman pilottiversio on luotu Microsoft PowerApps sovelluskehitysympäristössä. Tarjouspyyntöohjelman pilottiversiota on testattu sisäisesti ja se on todettu toimivaksi. Kaikkia suunniteltuja toimintoja ei ole saatu toimimaan, mutta ne ovat mainittuna jatkokehitystoimenpiteinä.

The topic for the Thesis is to study the target company’s RFQ (Request for Quotation) process and find out if it could be performed with RFQ-platform which would be interconnected between company’s Purchasing department and suppliers. PowerApps is selected to be the RFQ-platform because it was already in use between the company’s Quality department and suppliers. At first the researcher investigates and presents the company’s three purchasing categories’ present state of the RFQ processes and examines the current processes strengths, weaknesses, opportunities, and threats as a SWOT analysis. Present state and SWOT analysis were created from the results of the personnel interviews and by observing the work itself.

After the present state analysis one purchasing category is chosen to be the piloting target to design, create and test the RFQ-platform. The design phase is done with Microsoft Excel tool. The requirements for the platform were selected using SWOT and requirements analysis. SWOT analysis supported the decision making to keep or lose the features of the present state process. Requirements analysis included the functionalities and information fields required for the platform so the system would be as practical as possible for the target group.

After the design phase the RFQ process is designed with Microsoft PowerApps application creator. PowerApps pilot version of the RFQ process is tested internally several times and it is noted to function. All the features designed could not be implemented but they are mentioned as follow-up development actions.