Tiedon hyödyntäminen työn strategisessa suunnittelussa

Abstract

Tiedon strateginen hyödyntäminen prosessien kehittämisessä edellyttää toimintojen yhdenmukaistamista. Jotta organisaation toimintatavat tukisivat käytettävissä olevan tiedon yhdenmukaistamista ja asiakaslupausten täyttymistä, täytyy toiminnan pohjautua yhtenäisten ja selkeästi määriteltyjen toimintatapojen varaan. Vasta kun käytössä olevat työkalut ja toimintatavat, prosessi, ovat yhtenäiset, voidaan organisaation toimintaa lähteä parantamaan ja kehittämään jatkuvan parannuksen periaatteiden mukaisesti.

Yksi syy siihen, ettei olemassa olevaa tietoa voida hyödyntää organisaation toiminnan kehittämisessä johtuu siitä, ettei prosessiin linkittyviä toimintoja ja niiden tietolähteitä ole tunnistettu. Hajanaiset toimintatavat ja liian iso työkuorma aiheuttavat haasteita myös työn kehittämiselle. Kun todellista työkuormaa ei pystytä tunnistamaan datan hajanaisuuden vuoksi, ei tarvittavia tietoja todellisesta työkuormasta myöskään saada. Tämä johtuu siitä, ettei kerättävä data ole yhteismitallista.

Prosessien kehittäminen edellyttää siihen linkittyvien komponenttien tunnistamista ja niiden toimivuuden arvioimista. Luomalla selkeät toimintatavat, rajat, joiden puitteissa organisaation asiantuntijoiden tulee toimia, voidaan lisätä myös työtyytyväisyyttä, hallinnan tunnetta ja sitoutumista työhön. Yhtenäiset toimintatavat ovat edellytys itsensä johtamiselle ja toiminnan kehittämiselle. Prosesseihin perustuvilla yhtenäisillä toimintatavoilla ja niille asetetuilla tavoitteilla, joita seurataan, voidaan edistää asiakastyytyväisyyttä ja tiedon luotettavuutta, eli toiminnan laatua.

Toiminnan strategisen laadun parantuessa, kerättyä tietoa voidaan käyttää johtamiseen, viestintään ja toiminnan kehittämiseen, eli strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Tiedon hyödyntäminen työn strategisessa suunnittelussa edellyttää Kenneth (2014,50) sanoin: ”laadun rakentamista ja suunnittelemista osaksi prosessia.”

The strategic use of knowledge to improve processes requires harmonized activities. To support the harmonization of available information and the fulfilment of customer promises, the organization’s practices must be based on a coherent and clearly defined set of procedures. Only when the tools and practices, the process, are in line, we can start to improve and develop the practices of the organization in line with the principles of continuous improvement.

One reason why existing information cannot be used to improve the organization’s performance is, that the activities linked to the process and their information sources have not been identified. Fragmented working practices and excessive workloads also pose challenges for work development. When the actual workload cannot be identified due to data fragmentation (the collected data is not commensurate), the necessary information on the actual workload is not available.

The development of processes requires the identification of the components that are linked to it and the evaluation of components performance. By creating clear policies, boundaries within which the organization’s experts must operate, job satisfaction, a sense of control and commitment to work can be increased. Consistent policies are a prerequisite for self-management and performance development. Process-driven, consistent policies, with targets that are set and monitored, can contribute customer satisfaction and the information reliability.

Once the strategic quality of operations improves, the information gathered can be used to manage, communicate, and improve operations. Using knowledge for strategic planning of work requires, in the words of Kenneth (2014,50), "building quality and designing into the process."