Development of complex sales order processes

Abstract

Organizations need to be able to redesign their business processes in a flexible and dynamic way to response to a continuously changing environment, as turbulence has become a dominant perspective on the future rather than stability. Due to digitalization’s rapid development, organizations have started to manage their operations and processes more continuously to preserve competitiveness on a global market. Business process management is a discipline that is utilized to response these challenges.

The purpose of this study is to investigate what kind of methods exist for business process improvements and how they can be utilized in real-world processes of the case company. This qualitative case study’s outcome is illustrated TO-BE models for the case company’s selected processes. AS-IS models were formed based on conducted interviews with stakeholder teams. In addition, the interview data provided input for root cause analyses that were utilized when forming the suggested TO-BE process models. The root cause analyses disclose that a lack of communication between the stakeholder teams has a major impact in a confusion in responsibilities of different tasks during the processes.

Theoretical framework, that comprises business process management lifecycle and business process modelling notation, enabled to form AS-IS models, root cause analyses and TO-BE models for the selected processes. The study excludes implementation and monitoring phases on a practical level due to a short period of time for the research. Future research possibilities are an iterative cycle for the selected processes and completely new initiatives for other processes in the company.

Organisaatioiden tulee pystyä uudelleen suunnittelemaan liiketoimintaprosessejaan joustavasti ja dynaamisesti pystyäkseen vastaamaan jatkuvasti muuttuvaan toimintaympäristöön, sillä muutoksesta on tullut vallitseva näkemys tulevaisuudesta vakauden sijaan. Digitalisaation räjähtävän kehityksen myötä organisaatiot ovat alkaneet hallitsemaan toimintojaan ja prosessejaan entistäkin tiiviimmin säilyttääkseen kilpailukykynsä maailmanlaajuisilla markkinoilla. Liiketoimintaprosessien hallinalla pyritään vastaamaan näihin haasteisiin.

Tutkielman tarkoituksena on tutkia, mitä menetelmiä prosessien kehitykseen on olemassa ja miten niitä voitaisiin käytännössä hyödyntää kohdeyrityksen prosesseissa. Tämän laadullisen tapaustutkimuksen tuloksena muodostettiin tulevat prosessikaaviomallit kohdeyrityksen valittuihin prosesseihin. Nykytilan prosessikaaviomallit muodostettiin pidettyjen sidosryhmähaastatteluiden perusteella. Lisäksi haastatteluaineistoa hyödynnettiin juurisyyanalyyseissä, jotka tukivat ehdotettujen tulevien prosessikaaviomallien muodostamisessa. Juurisyyanalyysien perusteella voidaan todeta, että kommunikaation puutteella sidosryhmien välillä on suuri vaikutus siihen, että prosessien työtehtävien vastuissa on epäselvyyksiä.

Teoreettinen viitekehys, joka käsittää liiketoimintaprosessien hallinnan elinkaarimallin ja liiketoimintaprosessien mallinnusmerkinnät, mahdollisti nykytilan prosessikaaviomallien, juurisyyanalyysien ja tulevien prosessikaaviomallien muodostamisen. Tutkimus ei sisällä prosessimallien käyttöönotto- ja monitorointivaiheita käytännön osalta, sillä tulevia malleja ei kyetty ottamaan käyttöön tutkimuksen lyhyen aikajänteen takia. Jatkotutkimuksien osalta yrityksessä on mahdollista suorittaa iteratiivinen sykli valituille prosesseille tai kokonaan uusia aloitteita yrityksen muille prosesseille.